Lag en flott powerpoint-presentasjon

1. Hva vil du lære publikum. Før du setter i gang er det viktig å finne ut hva som er det viktigste budskapet du ønsker å formidle. Dette bør være den gjenkjennelige kjerneideen som støttes av all annen informasjon du gir. Hvis du forbereder en akademisk presentasjon, kan du sammenligne den med en oppgave eller oppgave. Hvis presentasjonen er mer forretningsorientert, vil den beskrive tjenesten eller produktet du foreslår eller går inn for.

2. Utelat unødvendig informasjon. Når du vet hva kjernen i argumentet ditt er, ta alle dataene fra presentasjonen og reduser dem til essensen. Behold bare dataene du tror publikum ikke kan klare seg uten. Dette forhindrer at presentasjonen din blir for lang eller skrangler.

3. Planlegg strukturen. Nå som du vet hvilken informasjon du inkluderer i presentasjonen, kan du begynne å strukturere alt. Prøv å utarbeide så mye av talen og lysbildene som mulig på papir først. Design ikke bare talen din, men også lysbildene dine.

EKSPERTIPS

Maureen Taylor
Bedriftskommunikasjonsrådgiver

1. Strømlinjeform teksten. Ved å bruke PowerPoint-lysbilder vil du forbedre kvaliteten på presentasjonen din, det er mer enn bare et tillegg. Den beste måten å gjøre dette på er å sørge for at lysbildene ikke bare gjentar det du sier. Det er ikke meningen at du skal lese lysbildene. I prinsippet skal PowerPoint-presentasjoner inneholde minst mulig tekst. Å måtte lese tekst høyt vil distrahere publikum, selv om det er ubevisst, fra historien din. Med dette i tankene, hold teksten til et minimum og presenter den på en måte som er lett å lese, for eksempel en punktliste.

2. Del ut støtteark. Så hvis det ikke er mulig å legge alle dataene på lysbildene dine, hvordan skal du gi publikum all den informasjonen som ikke passer i presentasjonen din?? Utdelingsark! Lag et utdelingsark på 1-2 sider for alle i publikum eller for å gripe deg selv, delt ned på samme måte som lysbildene eller de forskjellige delene av presentasjonen din. Her kan du legge inn den ekstra informasjonen, eller nøkkelpunktene, som du har inkludert i presentasjonen.

3. Bruk informative bilder. Grafikk er det som gjør en PowerPoint-presentasjon virkelig interessant. Det lar deg gi publikum en ny måte å se på informasjonen du serverer dem. De kan tydeliggjøre data som er vanskelige å sette ord på, som grafer og tabeller. Men sørg for at de virkelig legger til presentasjonen din og ikke bare er en distraksjon.

4. Fjern unødvendige lyder og bilder fra presentasjonen. Med det ovennevnte i tankene er det viktig å fjerne overflødige bilder og lyd fra presentasjonen. Eksempler inkluderer animerte overganger, utklipp, lydeffekter og rotete maler eller bakgrunner. Dette gjør PowerPoint-presentasjoner kjedelige, daterte og ubrukelige. De distraherer publikum og tilfører ingenting til presentasjonen. De gjør det enda vanskeligere for publikum å absorbere informasjonen som gis.

1. øve på. Bruk mye tid på å øve før du holder talen. Sørg for at talen din passer til lysbildene. Pass også på at du vet hvordan du skal time en tale, spesielt hvis du lar presentasjonen spilles av automatisk slik at du ikke trenger å slutte å snakke for å gå til neste lysbilde og gjenvinne fokus.

2. Presenter som om PowerPoint ikke eksisterer. Ikke bruk lysbildene som en krykke. De eksisterer for å legge til talen din, ikke for å opprettholde den. Hvis du klarer å holde presentasjonen din som om det ikke fantes lysbilder, bare ved å være underholdende og entusiastisk, vil publikum bli betatt og vil ikke glemme presentasjonen i årene som kommer.

3. Kom til kjernen. Ikke forville deg. Ikke nevne informasjon du ikke trenger. Fortell publikum hva de trenger å vite og ikke ta mer tid enn nødvendig for å komme dit. Husk at presentasjoner ikke skal vare lenger enn 20 minutter. Hvis du er lærer og trenger å fylle tiden, avbryt presentasjonen med oppgaver og andre aktiviteter. Å lytte til en presentasjon som varer lenger enn 20 minutter vil få folk til å miste oppmerksomheten, noe du ikke vil skal skje.

4. Vær inspirerende. Se etter måter å inspirere publikum på. Du vil at publikum skal knytte seg følelsesmessig til materialet du presenterer. Dette gjør dem mer engasjert i informasjonen og vil også bidra til å beholde informasjonen mer nøyaktig og lenger. Vær entusiastisk over det du presenterer og sørg for at publikum forstår hvorfor det er viktig.

Det er ikke nok å vise hvorfor informasjonen er viktig for noen andre; du må gjøre det viktig for publikum. Sørg for at de forstår hvorfor det burde interessere dem. For eksempel, ikke undervis i historie og forvent at elevene dine er interessert. Du må vise dem at historien ligger til grunn for de tingene som skjer nå og har en effekt på livene deres. Se etter paralleller og direkte likheter for å binde det som tilbys publikum.

Tips

• Se PowerPoint-mestere for å lære hvilke metoder som er effektive og hvilke som ikke er det. Steve Jobs var kjent for å være en utmerket foredragsholder. TED Talks er også gode eksempler på godt utformede PowerPoint-presentasjoner.
• Hver ny kontorpakke kommer med mange nye funksjoner, vakker grafikk og animasjoner. Unngå fellen med å bruke dem alle og demonstrere dine såkalte ferdigheter i å lage en PPT. Konsentrer deg om innholdet og la PPT hjelpe til med presentasjonen.
• Husk 10/20/30-regelen – ikke mer enn 10 lysbilder, ikke lenger enn 20 minutter, og skriftstørrelsen ikke mindre enn 30 poeng.
• Ikke bruk noen andres bilde med mindre du er sikker på at du har tillatelse til det.
• Hvis du bruker et bilde fra Flickr Creative Commons, sørg for å navngi eieren av bildet (du kan legge inn en hel side med studiepoeng på slutten av presentasjonen).

Advarsler

• Øvelse gjør mester. Fullfør presentasjonen og les den høyt. Fortsett å øve til du husker det.
• Les aldri lysbildene dine, men bruk dem som en påminnelse.
• Selv om du hopper over et lysbilde eller et emne, ikke søk etter det under talen. Fortsett presentasjonen og angir rett før slutten at du bevisst har lagret et viktig tillegg til teksten til sist, og gå deretter tilbake til lysbildet du gikk glipp av for å lukke eventuelle hull i historien din. Det skal aldri virke som om du er ute av kontroll.
• Noen ganger kan projektoren du bruker forårsake et problem. Vær tålmodig og la vakthavende tekniker fikse dette. Ikke gå og banne eller bekymre deg, ting som dette skjer! Etter det, når det er gjort, kan du fortsette fra der du slapp, le og muligens spøke med det, eller starte på nytt hvis reparasjonen tok veldig lang tid.