Slik foretar du en telefonkonferanse: 9 trinn (med bilder)

Innhold

Trinn
- Metode 1 av 2: Bruk smarttelefonen
- Metode 2 av 2: Finn en telefonkonferanseleverandør
Tips
Advarsler

Med økningen i stedsuavhengig arbeid og hjemmearbeid, blir konferansesamtaler, der tre eller flere personer deltar i samme telefonsamtale, normen. Vi viser deg hvordan du gjennomfører en telefonkonferanse.

Trinn

Metode 1 av 2: Bruk smarttelefonen

1. Ring en av konferansedeltakerne. Sjekk i telefonens innstillinger om alternativet `Samtale venter` er aktivert. Deretter ringer du den første deltakeren. Du gjør dette på samme måte som du vanligvis ringer dem, så fra kontaktlisten din eller ganske enkelt ved å skrive inn nummeret.

Når telefonsamtalen er opprettet, trykk "Legg til". Den første personen du ringte blir satt på vent.

Bilde med tittelen Foreta en konferansesamtale Trinn 2

2. Ring neste deltaker. Du kan også gjøre dette som du er vant til, via kontaktlisten din eller ved å taste inn nummeret.

Bilde med tittelen Foreta en konferansesamtale Trinn 3

3. Trykk på "Slå sammen". Dette vil legge til den som ringte deg nummer to til telefonsamtalen du tok først.

Du kan legge til enda flere personer på denne måten. Hvor mye avhenger av leverandøren din. Vanligvis er maksimalt antall deltakere fem.

Denne prosedyren gjelder for Apple iPhones. Det fungerer også på denne måten på mange andre telefoner, selv om menyalternativer kan ha litt andre navn.

Metode 2 av 2: Finn en telefonkonferanseleverandør

Bilde med tittelen Foreta en konferansesamtale Trinn 4

1. Finn riktig leverandør. Du kan organisere konferansesamtaler for flere deltakere via selskaper som Skype og KPN. Videomøter er ofte også mulig. Avhengig av hva du trenger, varierer prisen på denne tjenesten fra gratis til flere hundre euro per år.

Avhengig av leverandør kan du betale med telefonkonferanse (hvor prisen avhenger av hvor mange som deltar, hvor lenge møtet varer osv.) eller betale en fast takst, hvor du kan ha ubegrensede konferansesamtaler.

Normalt er det kun den som starter tjenesten som betaler. Imidlertid betaler deltakerne ofte de vanlige ringekostnadene hvis de ringer inn via et telefonnummer.

Noen tilbydere krever at du kjøper utstyr eller foretar internasjonale samtaler, men det finnes også tilbydere der du kan bruke din egen telefon eller datamaskin og ringe et lokalt nummer.

Vurder om du ønsker at deltakerne skal kunne ringe et gratisnummer (i så fall blir kostnadene for deg som arrangør sannsynligvis høyere) eller om deltakerne må betale for samtalen.

Hos noen tilbydere kan du legge til et webalternativ i konferansesamtalen, slik at alle deltakere kan se det samme dokumentet eller presentasjonen på skjermen sin. Dersom dette ikke tilbys som et alternativ, kan du alternativt velge å forhåndsmaile det aktuelle dokumentet eller en internettadresse til deltakerne slik at de kan åpne dokumentet selv mens de er i telefonkonferansen.

Bilde med tittelen Foreta en konferansesamtale Trinn 5

2. Samle all informasjon deltakerne trenger for å ringe inn. Dette er ofte et telefonnummer og en tilgangskode.

Test tilkoblingen på forhånd hvis du ikke har brukt det aktuelle systemet før.

Bilde med tittelen Foreta en konferansesamtale Trinn 6

3. Planlegg konferansesamtalen og inviter deltakerne.

Bilde med tittelen Foreta en konferansesamtale Trinn 7

4. Velg riktig sted. Det kan være fristende å ta telefonkonferansen på kontoret ved skrivebordet, eller hjemme ved kjøkkenbordet. Sørg imidlertid for at du har et rolig sted å ringe. Bråkete kolleger eller hunden kan være veldig distraherende. Vær oppmerksom på at de andre deltakerne kan høre bakgrunnsstøyen din.

Bilde med tittelen Foreta en konferansesamtale Trinn 8

5. Start telefonsamtalen. Sørg for at du blir oppringt i tide. Hvis du er leder, vennligst ring om mulig noen minutter i forveien. Hos noen tilbydere kan du kun ringe inn til avtalt tid. Hos andre kan deltakerne først høre hverandre når formannen har ringt inn med egen adgangskode.

Bilde med tittelen Foreta en konferansesamtale Trinn 9

6. Vent til alle deltakerne ringer inn og start møtet.

Tips

Prøv å minimere papirrulling eller skriving for å minimere bakgrunnsstøy.

Demp mikrofonen ("Mute" eller "Mute") når du ikke snakker eller når du må nyse.

Ikke tygg tyggegummi eller spis mens du er på en telefonkonferanse.

Advarsler

Dersom det er deltakere som ønsker å ringe inn fra utlandet, sjekk på forhånd om de kan delta fra utlandet.
Sjekk på forhånd hvilke priser som vil bli belastet arrangøren og deltakerne i telefonkonferansen for å unngå overraskelser.
Når du sammenligner telefonkonferanseleverandører, se nøye på mulige skjulte kostnader og om et minimumskjøp er nødvendig.