Gratis trinnvis instruksjoner 
Brevmottakeren skal kunne identifisere hovedpunktet i brevet innen fem sekunder, så unngå lange, usammenhengende introduksjoner. Du kan legge inn ytterligere detaljer eller forklaringer om situasjonen i avsnittet etter åpningssetningen din, men den første linjen bør umiddelbart trekke oppmerksomheten til klagen din så tydelig som mulig. For eksempel kan åpningssetningen din lyde: «Jeg skriver for å klage på en ødelagt hårføner som jeg kjøpte fra firmaet ditt 15. juli, i filialen din i A Street, Sample City.` 
Vennligst prøv å være så konstruktiv som mulig i kommentarene dine, og foreslå en måte som vil hjelpe deg og fortsette forholdet til selskapet. Hvis du ber om pengene tilbake eller annen form for kompensasjon, samtidig som du sier at du har tenkt å flytte til et annet selskap, vil de ikke føle seg særlig tvunget til å prøve å fikse problemet. Hvis du vil at selskapet skal løse et bredere problem, skriv det også i brevet ditt, men innse at det kan ta tid å gjøre det. Ikke tru med søksmål i ditt første brev. Det kan være løsningen du trenger til syvende og sist, men send klagebrevet først og vent på svar. 
Vær sikker på at du kopier sender all dokumentasjon du ønsker å inkludere, ikke originalene. På den måten kan ikke viktig informasjon gå tapt hvis du må vise bevisene til noen andre. Pass også på at du oppgir nøyaktig antall vedlegg i brevteksten. For eksempel: `Vedlagt finner du en kopi av min originalkvittering, samt en kopi av hårfønerens garantikort og serienummerinformasjon.` 
Å sette en frist vil også bidra til å forhindre at brevet ditt blir borte eller glemt, noe som kan føre til ytterligere problemer og harme mellom deg og selskapet. Sørg for at tidsperioden du gir er rimelig. En uke eller to er vanligvis tilstrekkelig, selv om dette vil variere avhengig av hva forespørselen din er. 
Avslutt brevet med Vennlig hilsen eller Med vennlig hilsen (sistnevnte er litt mer formell). Unngå uformelle avslutningsformler som "Hilsen". 
Unngå overdreven detaljering eller lange diatriber eller monologer. Prøv å holde brevet begrenset til én side, eller mindre enn omtrent 200 ord. 
Å håndheve respekt inkluderer en rekke ting, for eksempel kvaliteten på språket som brukes, din kunnskap om dine rettigheter og selskapets ansvar, samt en profesjonell presentasjon av brevet. Alle disse tingene gir deg troverdighet, noe som burde ha en positiv effekt på svaret på brevet ditt. 
Skriv alltid brevet ditt på en datamaskin, dette gjør det lettere å lese og ser mye penere ut. Hvis du må skrive brevet ditt for hånd, sørg for at håndskriften din er tydelig og leselig, uten ord med kryss eller blekkflekker. For å skrive signaturen din, la et tomt sted nedenfor Vennlig hilsen eller Med vennlig hilsen hvor du skal sette signaturen din. Under dette feltet skriver du inn navnet ditt, slik at det er lett lesbart. Hold brevet pent og godt lagt ut, med avsnitt omtrent like store. 
Det er bedre å starte med kundeserviceavdelingen før du går høyere, i stedet for å gå rett til toppen. Dette er fordi kundeserviceavdelingen er mer erfaren i å håndtere denne typen klager, og brev til administrerende direktør vil sannsynligvis bli videresendt til denne avdelingen uansett. Hvis dette er tilfelle, kan kundeservicerepresentanter automatisk begynne å se deg i et ugunstig lys fordi du prøvde å gå over hodet på dem. Husk at hvis du skriver et brev til en administrerende direktør eller administrerende direktør, bør det være ekstra tydelig, konsist og velskrevet, da de sannsynligvis ikke vet noe om hendelsen ennå. 
Skriv et klagebrev til et selskap
Innhold
Å skrive et klagebrev er noe de fleste må gjøre på et tidspunkt. Enten du er misfornøyd med et selskaps produkt eller tjeneste, er det vanligvis mulig å løse problemet på en gjensidig fordelaktig måte gjennom et fast, men høflig klagebrev. Å skrive et klageselskap bør ikke være vanskelig eller skummelt - du trenger bare å oppgi fakta tydelig og høflig be om en løsning.
Trinn
Metode 1 av 3: Skrive klagebrevet ditt
1. Adresser brevet ditt til kundeserviceavdelingen. Hvis du skriver et klagebrev, har du størst sjanse for å lykkes hvis du sender brevet til selskapets kundeserviceavdeling. Kundeserviceavdelingen er vant til å håndtere klager, og brevet ditt vil sannsynligvis bli behandlet effektivt og effektivt.
- Prøv å finne ut navnet på lederen eller direktøren for kundeservice, og adresser brevet ditt til ham eller henne personlig. Start brevet ditt med Kjære herre eller Fru, etterfulgt av etternavnet deres. Hvis du ikke finner navnet på kundeservicesjefen, er det bare å skrive Kjære herr / fru.
- Du bør kunne finne adressen til kundeserviceavdelingen på selskapets nettside, eller på selskapets reklame- eller reklamemateriell, eller på produktemballasje eller etiketter.
2. Kom raskt til poenget i brevet ditt. Den aller første linjen i brevet ditt bør tydelig angi hvorfor du skriver brevet og nøyaktig hva klagen din er. Oppgi så mange relevante fakta som mulig, inkludert dato, klokkeslett og sted hvor du kjøpte eller mottok tjenesten, sammen med eventuelle relevante serie- eller modellnumre.
3. Oppgi spesifikt hvilket resultat eller middel du ønsker å se. Hvis du ønsker en erstatning, pengene tilbake, en reparasjon eller annen form for kompensasjon, vennligst oppgi dette tydelig i andre ledd. Dette vil bidra til å unngå å få et standardbrev, og gi mottakeren noe å jobbe med.
4. Legg ved kopier av støttedokumenter. Dette kan inkludere kvitteringer, garantikort, kopier av sjekker du har sendt og, hvis det er aktuelt, bilder eller videoer. All dokumentasjon må følge med brevet ditt.
5. Gi dem en viss tid til å løse problemet. Det kan hjelpe å spesifisere en nøyaktig tidsperiode du vil at problemet skal løses. Dette vil gi deg trygghet og hjelpe deg med å løse problemet raskt.
6. Lukk brevet med respekt. Takk mottakeren for hjelpen, og la dem få vite hvordan og når de kan nå deg for å løse problemet. Dette vil gjøre jobben deres mye enklere, slik at du kan se frem til et mer effektivt resultat.
Metode 2 av 3: Bruk riktig tone og format
1. Være høflig. Du kan være sint, og du kan ha rett, men å være frekk vil bare gjøre mottakeren defensiv. Skriv i en respektfull tone og unngå truende, sinte eller sarkastiske kommentarer for enhver pris. Husk at personen som leste brevet ditt ikke var direkte ansvarlig for det som skjedde, og de vil være mye mer positive og villige til å hjelpe en høflig, høflig kunde enn en sint, anklagende.
- Husk at selskapet du skriver til ikke retter seg mot deg. De fleste bedrifter har en interesse i å holde kundene fornøyde.
- Du vil være mye mer vellykket hvis du behandler mottakeren som noen som ønsker å hjelpe deg, i stedet for å anta at de har ondsinnede hensikter.
- Ikke skriv når du er sint. Vent med å skrive brevet til du har roet deg ned. Eller hvis du foretrekker det, skriv brevet mens dampen fortsatt kommer ut av ørene dine, og vent en dag eller to før du sender det. Du vil sannsynligvis omformulere ting, for å ta av de skarpe kantene.
2. være kortfattet. Kundeservicerepresentanter kan motta hundrevis av brev om dagen, så det er viktig at du kommer til poenget raskt slik at de vet nøyaktig hva de har å gjøre med så snart de begynner å lese. Hvis brevet ditt er for langt eller detaljert, vil leseren lese det grovt og ende opp med å ikke ha en klar ide om det eksakte problemet eller ønsket løsning.
3. maner respekt. Å håndheve respekt i brevet ditt setter den rette tonen, og lar selskapet vite at klagen din bør tas på alvor. Dette gjelder spesielt for mer alvorlige klager, som kan få betydelige økonomiske konsekvenser.
4. Organiser brevet ditt på en tydelig og korrekt måte. Som nevnt ovenfor vil det å formatere brevet ditt på en profesjonell måte ha en positiv innvirkning på hvordan klagen din mottas.Skriv navn, adresse og dato øverst til venstre, etterfulgt av navnet eller tittelen på personen du skriver til, sammen med adressen til selskapet, like over teksten i brevet.
5. Sjekk stavemåte og grammatikk. Feil stavemåte og grammatikk kan ha negativ innvirkning på hvordan klagen din mottas. Sørg for å bruke stavekontroll på datamaskinen din før du skriver ut brevet, eller få noen andre til å lese det før du sender det.
Metode 3 av 3: Oppfølging
1. Vent til fristen du har gitt er over. Vær tålmodig og ikke gjør noe før fristen i det første brevet ditt er over. Hvis denne datoen går ut og du fortsatt ikke har hørt noe, kan du følge opp med en telefonsamtale eller e-post for å forsikre deg om at brevet er mottatt. Det er alltid best å gi selskapet fordelen av tvilen.
- Hvis du fortsatt ikke har mottatt informasjon i forhold til brevet ditt, eller hvis du har fått det, men situasjonen ikke er tilfredsstillende løst, kan du gå videre med å sende klagen til noen høyere opp.
2. Arbeid opp kommandostrukturen. Hvis du ikke lykkes med å forholde deg til direktøren for kundeservice, prøv å finne ut hvem som er høyere og skriv til den personen. Hver gang du går oppover stigen, det være seg fra kundeservicerepresentant til direktør til nestleder til administrerende direktør, legger du til korrespondansen du hadde på forrige nivå. På den måten vil din nye representant i selskapet vite hva som skjer, og det er sannsynlig at problemet kan løses uten å gå til retten.
3. Hvis du vil starte en rettssak, gå til en advokat. Han eller hun vil vite hva han skal gjøre. Husk at rettslige skritt er en siste utvei, og hvis du nevner det med en gang i brevet ditt, vil du sette en negativ tone og risikere å få forespørsler om erstatning på sidespor. Det kan også vise seg negativt for deg hvis de merker at du bløffer.
Tips
- Før du skriver, ta deg tid til å tenke på hva som skjedde. Når du har tenkt på alt og vet nøyaktig hva du vil ha og hvordan du skal be om det, er du klar til å skrive brevet ditt.
- Sørg for at brevet ditt inneholder navn, adresse, e-post og telefonnummer (hjem, jobb og mobil hvis mulig). Be også om leserens detaljer slik at dere begge kan holdes informert om fremdriften i klagen.
- Les den igjen og sørg for at alt er sant, oppriktig og kontrollerbart.
- ikke banne. Husk at du vil ha kompensasjon eller en løsning, og det hjelper ikke å fornærme leseren din. Hvis du vil bruke et sterkere språk, unngå den passive stemmen og bruk ord som er mer direkte og beskrivende. kanskje du var det sjokkert eller følte du i det hele tatt avsky, sterkere ord enn bare skuffet.
- Å sende din klage skriftlig har en sterkere effekt enn å sende selskapet en e-post, faks eller kommentarer på bloggen eller nettsiden deres. De fleste bedrifter behandler formelle skriftlige klager med høyere prioritet.
- Hvis du skriver for å klage på en bestemt person, begrens brevet til deres mangler og ikke klag på organisasjonen som helhet. Hvis du skriver for å klage på selskapets retningslinjer, ikke fornærme lytteren eller retningslinjene. Bare fortell problemet ditt og hvordan du vil ha det løst.
- Ikke send vitneforklaringer under ed. Faktisk, hvis du tror at du til slutt må gå til retten, vil du sannsynligvis ikke bare holde tilbake vitneforklaringen, men også navnet hennes. Husk også at det sannsynligvis ikke er billig å gå til retten. I de fleste tilfeller er det bedre å komme til enighet uformelt, eller høyst via en tvistekomité.
- Det finnes forbrukernettsteder hvor du kan klage og se om andre har vært i samme situasjon med det spesifikke selskapet.
- Ta vare på kopier av all korrespondanse og datoene brevene dine ble sendt.
Advarsler
- Det er ulovlig å skrive et brev som truer med fysiske overgrep, ødeleggelse av eiendom eller et angrep på helse eller sikkerhet. En trussel kan tolkes som trusler, og kan føre til søksmål, og kan medføre bøter eller til og med fengsel. Gjør deg selv en tjeneste og bli kvitt trusler. Ikke legg dem på papir og ikke send dem!
Artikler om emnet "Skriv et klagebrev til et selskap"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
