Foreta en overføring på kontoret

1. Diskuter overføringen med din leder. Du bør starte med en grundig diskusjon med veilederen din for å finne ut hvordan han eller hun vil at du skal organisere overføringen. Avhengig av arbeidet ditt og hvordan veilederen din føler om arbeidet ditt, kan du bli bedt om å bidra mye til overleveringen. Dette kan bety at nykommeren går med deg i noen dager eller mer.

• Vanligvis må du utarbeide minst en formell overføringsrapport.
• Diskuter dette med din leder og finn ut hvor mye tid du bør bruke på det og hva overføringen bør fokuseres spesielt på.

2. Lag et utkast til overføringsdokumentet i tide. Så snart du har klart hva lederen din ønsker, kan du sette opp en konseptoverføring. Dette vil hjelpe deg å holde deg organisert og kategorisere alle de forskjellige oppgavene og informasjonen du trenger å gi videre under overleveringen. Dette dokumentet må uansett inneholde følgende:

3. Rydd opp i de løse endene. Hvis du vet at du snart skal reise, kan det være nyttig å bruke litt ekstra tid på å rydde opp i løse tråder. Å gjøre dette er tilfredsstillende og du hjelper din etterfølger til å starte med et rent ark. Ved å gjøre dette sikrer du deg også en avgang på gode vilkår og med et godt omdømme.

4. Snakk med kollegene dine. Før din etterfølger tiltrer, prøv å ta deg tid til å snakke med kollegene dine om overføringen og spør om de synes det er noe du bør legge vekt på. Hvis det utvikler seg noe du ikke (lenger) vet om, er dette en god anledning til å finne ut og diskutere det.

5. Skriv et formelt overføringsdokument. Det siste trinnet i å forberede overføringen er å fullføre et formelt overføringsdokument. Du kan bygge videre på dokumentutkastet, men prøv å være mer omfattende og inkludere all viktig informasjon. Du må gå gjennom dokumentet med veilederen din, og også med kolleger som må håndtere det. Prøv dette minst noen dager før etterfølgeren begynner å sende. Innholdet varierer fra jobb til jobb, men kan omfatte:

1. Ta så mye tid som mulig. Du kan fortsatt være der når etterfølgeren din starter, slik at du kan gjøre en mer omfattende overlevering. Lengden på dette varierer, men noen ganger får du noen dager eller mer på å få den nye personen i gang. Generelt, jo mer tid du har til en fullstendig overføring, jo mer informasjon kan du gi videre.

• Du vil utvilsomt glemme ting, men hvis noen følger deg, kan du i det minste vise noen så mye som mulig av de daglige tingene.

2. Overlate nøkkeldokumenter personlig. Under overføringen er det greit å sørge for at alle viktige data og dokumenter overføres personlig. Dette sikrer at de viktigste sakene er tatt opp og at prioriteringene er klare. Å overlevere dokumenter personlig betyr at du kan diskutere kompleks informasjon før du drar.

3. Gjør ditt beste for å hjelpe. Når du er på kontoret med din etterfølger, vær alltid oppmerksom og proaktiv. Gjør ditt beste for å komme til overflaten og løse problemer. Din etterfølger er kanskje ikke helt komfortabel eller imponert i løpet av de første dagene, og vil kanskje ikke plage deg med spørsmål.

4. Organiser et siste overleveringsmøte. Det siste du gjør før du lukker døren bak deg og fullfører overføringen, er å ha et siste overføringsmøte med din etterfølger. Be din etterfølger om å ta med levende spørsmål og notater han eller hun har gjort. Dette møtet er en flott mulighet for nykommeren til å sørge for at alt om rollen og ansvaret er kjent.

1. Pek på tilgjengelig støtte og opplæring. Prøv å se overføringen som en mulighet til å virkelig bidra til noens sjanse til å lykkes. Du gjør mer enn å bare gi arbeidet ditt videre, men du prøver også å forbedre den faglige utviklingen til din etterfølger og den langsiktige helsen til din veileder.

• Gjør dette ved å peke på mulige relevante opplæringsmuligheter.
• Kanskje da du startet fikk du lov til å gå på en rekke kurs som hjalp deg til å venne deg til det og utvikle deg selv.
• Sørg for å fortelle din etterfølger dette og oppmuntre ham eller henne til å utforske mulighetene.

2. Ta hensyn til arbeidsklimaet. Når du tilbringer tid med personen som skal overta stillingen din, ikke bare fokusere på de tekniske aspektene ved jobben. Hver arbeidsplass er i et unikt arbeidsmiljø og kultur som kan være ganske overveldende og forvirrende for en nykommer. Sørg for å ha tid til også å informere nykommeren om hvordan ting ordnes på kontoret.

3. Oppgi kontaktinformasjonen din. Hvis du virkelig ønsker å yte ditt beste, kan du gi din etterfølger kontaktinformasjonen din. Du kan si at han eller hun alltid kan ta kontakt med oss, dersom det er noe stort på gang som krever litt veiledning. Ikke alle vil like å gjøre dette, og det avhenger også av forholdet ditt til din tidligere arbeidsgiver.