Gratis trinnvis instruksjoner 
Anta at legemiddelselskapet X ønsker å samarbeide med legemiddelselskap Y, men har fortsatt forbehold. Bedrift X ønsker ikke å jobbe med et selskap som har (hat) økonomiske problemer nå eller tidligere. Selskap X gjennomfører en undersøkelse og bruker en undersøkelsesrapport for å diskutere i detalj den økonomiske informasjonen om selskap Y og dets styremedlemmer. 
CALPERS (California`s Employee Retirement System) måtte demonstrere overfor styret at det fulgte alle gjeldende lover og forskrifter i 2010. CALPERS utarbeidet en årlig samsvarsrapport for å demonstrere deres årlige aktiviteter. 
Kan dette prosjektet gjennomføres innenfor budsjett? Er dette prosjektet lønnsomt? Kan dette prosjektet gjennomføres innen tidsrammen? 
Et selskap kan for eksempel gjennomføre en bedriftsundersøkelse for å finne ut om røyking i ansattsalongen bør forbys. Den som skriver forskningen skal lage en forskningsrapport. 
For eksempel kan en salgsmedarbeider i et farmasøytisk selskap gi et månedlig sammendrag av salgssamtalene sine. 
For eksempel: et statlig organ ønsker en situasjonsanalyse/rapport etter en orkan. 
For eksempel: VDL Nedcar ønsker å sette opp en fabrikk i Asia. Rapporten kan gi tre alternativer for land, basert på behovene til selskapet. Rapporten kan da trekke en konklusjon om hvilket av de tre landene som er den beste plasseringen for en ny fabrikk. 
Uavhengig av leseren din, husk at ingenting taler tydeligere til en bedrift eller klient enn penger. Anta for eksempel at du vil implementere et program for avdelingen din der funksjonelle oppgaver er delt. Du bestemmer at målgruppen din består av HR-direktøren i selskapet, administrerende direktør og COO. Tenk på hvor mye de kanskje allerede vet om denne typen programmer. Svaret setter tonen for rapporten. Hvis bedriften aldri har tenkt på et slikt program, bør rapporten være både informativ og strategisk. Hvis selskapet har tenkt på det før, bør rapporten være mindre informativ og mer overbevisende. 
Data kan finnes internt, noe som betyr at du kan samle inn det ganske raskt. Du kan for eksempel ringe salgsavdelingen for salgstall, slik at du raskt kan behandle dataene dine i rapporten. Eksterne data kan også være tilgjengelig internt. Hvis en avdeling allerede har laget en kundeanalyse, kan du låne den. Du trenger ikke gjøre forskningen selv. Dette varierer fra selskap til selskap, men forfatteren av en forretningsrapport trenger vanligvis ikke gjøre den innledende undersøkelsen. Hvis du for eksempel skriver en anbefalings-/rådgivningsrapport, bør du undersøke alle fordelene med den foreslåtte ideen din og inkludere disse resultatene i rapporten. 
Del relevante data inn i ulike kapitler. En virksomhetsrapport bør ikke være en flom av tall og informasjon. Å bryte ned dataene i separate kapitler er viktig for en vellykket skrevet forretningsrapport. Hold for eksempel salgstallene atskilt fra kundeanalysen, og gi hver av dem en egen tittel. Bruk overskrifter for å strukturere rapporten, slik at den raskt kan leses som en uavhengig studie samtidig som du støtter den grunnleggende målsettingen med rapporten. Siden noen deler avhenger av analysen eller input fra andre, kan du ofte jobbe med delene separat mens du venter på analysen. 
Eventuelle mål bør inkludere spesifikke og målbare handlinger. Skriv ned eventuelle endringer i stillingsbeskrivelser, tidsplaner eller kostnader som er nødvendige for å implementere den nye planen. Hvert utsagn skal direkte demonstrere hvordan den nye metoden bidrar til å nå målet/løsningen gitt i rapporten. 
Sammendraget heter slik at det sannsynligvis er det eneste en travel leder ville lest. Fortell sjefen din nøkkelpunkter med ikke mer enn 200-300 ord. Hvis sjefen din er nysgjerrig, kan han/hun lese resten av rapporten. 
Generelt er visuelle tall en god idé for forretningsrapporter fordi teksten og dataene i seg selv kan være litt tørre. Ikke overdriv det likevel. All infografikk skal være relevant og nødvendig. Bruk tekstrammer på sider med mye tekst uten tabeller eller bilder. En hel side med tekst kan slite leseren. En tekstramme kan også være effektiv for å oppsummere hovedpunktene. 
Bruk en passende måte å sitere kildene i rapporten på, basert på din bransje. 
Ikke overdriv for eksempel med dyre ord eller kompliserte setninger. Unngå dialekt eller slang. Hvis rapporten og målgruppen din er bransjespesifikke, kan du bruke sjargong eller tekniske termer. Men du må passe på å ikke bruke den for ofte. Generelt er forretningsskriving bedre i den passive formen, og dette er et av få tilfeller der den passive formen er bedre enn den aktive formen. Du kan ofte gå glipp av feil når du leser ditt eget arbeid på nytt fordi du er for kjent med det. Tenk på hvem i din avdeling som også har nytte av rapporten og kan lese den for deg. Vær åpen for tilbakemeldinger. Det er bedre å høre feilene fra en ansatt enn fra en sjef. Les hver kommentar og omskriv rapporten med kommentarene i betraktning. 
Dette gjelder også eventuelle diagrammer og grafer i rapporten.
Skrive en bedriftsrapport
Innhold
Forretningsrapporter er en av de mest effektive måtene å kommunisere på i dagens forretningsverden. Det er flere formål med en virksomhetsrapport, og bedrifter eller enkeltpersoner kan bruke den til å ta viktige beslutninger. For å skrive en effektiv forretningsrapport må du først forstå hva det er og hvordan det kan brukes.
Trinn
Del 1 av 2: Bestemme hva slags rapport du skal skrive
1. Presenter en idé. En rapport som presenterer en idé kalles en anbefalingsrapport/rådgivningsrapport. Du kan bruke disse rapportene til å gi råd til ledelsen eller andre sentrale beslutningstakere. Denne rapporten har vanligvis et sammendrag og en midtdel. Sammendraget understreker ditt råd.
- Du vil kanskje ha en 3D-printer til din avdeling. For å overbevise lederen din om å kjøpe en, kan du skrive en rådgivende rapport der du formelt ber lederteamet om en skriver.
2. Presenter risikoen ved en spesifikk mulighet. En forskningsrapport kan bidra til å fastslå risikoen ved en spesifikk handling. Denne rapporten hjelper en bedrift med å se hvilke mulige konsekvenser den kan forvente. Denne rapporten inneholder en introduksjon, hoveddel og konklusjon. Innledningen belyser problemet som undersøkes. Midtdelen brukes til å diskutere fakta og resultatene av undersøkelsen. Og konklusjonen oppsummerer det hele.
3. Presentere samsvarsinformasjon til et styrende organ. Denne rapporten, kalt en samsvarsrapport, hjelper bedrifter med å vise sitt ansvar. Et selskap bruker en samsvarsrapport for å bevise overfor et styrende organ (kommunal myndighet, regjering etc.) at den følger alle gjeldende lover/regler, og at den bruker penger fornuftig. Denne rapporten inneholder en introduksjon, en hoveddel og konklusjon. Innledningen inneholder vanligvis en oversikt over hovedkapitlene i rapporten. Den midtre delen inneholder de spesifikke dataene, fakta, etc., som det styrende organet bør vite. Konklusjonen oppsummerer det hele.
4. Presenter gjennomførbarheten av en idé eller et foreslått prosjekt. En forskningsrapport som avgjør om en idé fungerer eller ikke, kalles en mulighetsstudie. Denne rapporten skal inneholde et sammendrag og hoveddel. Sammendraget presenterer ideen. Kroppen inneholder fordelene, potensielle problemer og relaterte kostnader ved ideen. Et selskap kan bruke en mulighetsstudie for å svare på spørsmål som disse:
5. Presentere forskningsresultater fra andre studier. Denne typen forskningsrapport presenterer en undersøkelse av et bestemt problem. Den gir et detaljert perspektiv på et veldig spesifikt problem. Rapporten skal inneholde et sammendrag (sammendrag), en introduksjon, metoder, resultater, konklusjon og en anbefaling. Det bør også nevne kildene til de nevnte studiene.
6. Hjelp et selskap med å forbedre retningslinjer, produkter eller prosesser gjennom overvåking. Denne rapporten, kalt en periodisk rapport, skrives av og til, for eksempel ukentlig, månedlig, kvartalsvis osv. Den undersøker effektivitet, fortjeneste og tap eller andre målbare beregninger over et valgt intervall.
7. Rapporter om en spesifikk situasjon. En spesifikk situasjon – i motsetning til et visst intervall – krever en situasjonsanalyse. En situasjon kan være så enkel som informasjonen som presenteres på en konferanse, eller så kompleks som en rapport om responsen på en naturkatastrofe. Disse rapportene inneholder en introduksjon, hoveddel og konklusjon. Bruk introduksjonen til å beskrive begivenheten og gi en kort forhåndsvisning av hva du vil diskutere i midtdelen. Konklusjonen diskuterer handlingene som er tatt eller nødvendig i situasjonen.
8. Presenter ulike løsninger på et problem eller en situasjon. Bruk en tiltaksrapport for å gi ulike løsninger for en gitt situasjon. Forfatteren kan foreslå en bestemt handling eller handling basert på resultatene. Rapporten skal inneholde innledning, brødtekst og konklusjon. Innledningen angir formålet med rapporten. Midtdelen presenterer situasjonen eller problemet, etterfulgt av potensielle løsninger/alternativer. Konklusjonen avslører den beste løsningen eller alternativet.
Del 2 av 2: Skrive en bedriftsrapport
1. Bestem målet ditt og formatet. Spør deg selv hva du ønsker å oppnå med rapporten.Velg en av rapportene som nevnt ovenfor, basert på ønsket mål.
- Lag et nøyaktig mål uavhengig av svaret. Hvis den er rotete, vil rapporten bare forvirre leseren din, noe som påvirker påliteligheten til rapporten.
- Du ønsker for eksempel et større annonsebudsjett for din avdeling. Fokuser rapporten på gjeldende annonseringsbudsjett og hvordan du kan bruke et større budsjett effektivt.
2. Bestem hvem leseren din er. Din leser kan være en ekstern part (noen som ikke jobber i din bedrift) eller noen i din bedrift. Tenk på kunnskapen leseren din har om emnet og hvor trygg han/hun er på det. Tenk også på hvordan leseren vil bruke informasjonen i rapporten.
3. Bestem hva du skal lære. Den vanskeligste delen av å skrive en forretningsrapport er ikke selve skrivingen. Det er å komponere konklusjonen og samle inn nødvendige data for å støtte den konklusjonen. Dette krever ulike ferdigheter, inkludert datainnsamling og markedsanalyse. Hva trenger du - og til syvende og sist ledelsen - å vite for å ta en informert beslutning om emnet?
4. Samle inn de riktige dataene for rapporten din. Det er viktig at dataene dine kommer fra grundig forskning; ellers risikerer du å påvirke påliteligheten. Innsamlingen av data avhenger av typen rapport du skriver. Sørg for å bruke nøyaktige indikatorer som er relevante for formålet med rapporten.
5. Sett sammen rapporten din. Hvordan du komponerer rapporten avhenger av målet ditt. For eksempel sammenstiller du en samsvarsrapport annerledes enn en mulighetsstudie. Når du har en ide om hvordan du vil bygge rapporten din, kan du skrive innholdet.
6. Trekk konklusjoner med konkrete anbefalinger. Trekk klare konklusjoner som følger logisk fra dataene i rapporten. Gi en klar anbefaling om den beste politikken, basert på konklusjonen.
7. Skriv sammendraget. Sammendraget skal være på første side av rapporten, men det bør være det siste du skriver. Sammendraget skal presentere dine resultater og konklusjoner, samt en kortfattet oversikt over hva noen vil lese hvis de velger å lese hele rapporten. Som en trailer i en film eller et sammendrag i et akademisk essay.
8. Bruk infografikk for dataene om nødvendig. I noen tilfeller kan det være nyttig å bruke grafer eller diagrammer for å presentere kvantitative data. Bruk farger da det vekker oppmerksomhet og får informasjonen til å skille seg ut. Når det er mulig, bruk punkttegn, tall eller tekstbokser for å gjøre rapporten lettere å lese. Dette skiller dataene dine fra resten av rapporten og forbedrer betydningen.
9. Oppgi kildene dine om nødvendig. Avhengig av typen forskning du har gjort, må du forklare hvor du har fått informasjonen din fra. Formålet med en bibliografi eller ressursside i en bedriftsrapport er å gi andre informasjonskilden i tilfelle de ønsker å se dataene selv.
10. Les rapporten din på nytt. Stavefeil eller enkle grammatiske feil kan gi leserne inntrykk av at du ikke har anstrengt deg nok. Disse feilene kan til og med reise tvil om påliteligheten til resultatene dine. Sørg også for at du presenterer informasjonen din på en klar og nøyaktig måte.
11.Skriv en innholdsfortegnelse. Forbered forretningsrapporten så formelt som mulig og lag en innholdsfortegnelse slik at den er innsiktsfull og folk raskt kan bla til et kapittel. Inkluder alle relevante kapitler, spesielt sammendraget og konklusjonen.
12. Bind virksomhetsrapporten sammen. En grundig, grundig undersøkt rapport passer best med en vakker presentasjon. Dette kan være en vakker mappe, bokbinder eller papir. Det handler om å få bedriftsrapporten til å se skarp ut, slik at leseren vil ønske å lese den.
Artikler om emnet "Skrive en bedriftsrapport"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
