Gratis trinnvis instruksjoner 
Opprett et nytt dokument og sett margene på dokumentet til 2,5 cm. Bruk en serif-font som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Pass på at du bruker en skriftstørrelse som ikke er større enn 12, men heller ikke mindre enn 10. Bokstaven skal ikke være vanskelig å lese på grunn av feil font eller størrelse. Sørg for å bruke enkelt linjeavstand. 
Gjeldende dato, eller datoen du sender brevet. Datoen er viktig ettersom den kan brukes til dine og adressatens poster. Den kan også brukes lovlig. Så pass på at datoen er riktig. Avsenderens adresse. Dette er adressen din, formatert i standard adresseformat. Hvis adressen din allerede er i brevhodet, kan du hoppe over dette trinnet. Adressen til mottakeren. Denne består av navnet og adressen til personen du skriver brevet til. Å bruke Mr/Mrs er valgfritt. Så hvis du for eksempel skriver til Nina de Vries, kan du utelate fru-delen. Innledningen. Dette kan være "Kjære fru de Vries" eller "Kjære Nina de Vries". Hvis du ikke er sikker på hvem som vil lese brevet, vennligst bruk `Kjære herr eller fru`. Du kan også bruke `L.s.’, men bare som en siste utvei hvis du ikke aner hvem som skal lese brevet ditt. Den midtre delen av brevet. Vi vil fokusere mer på dette senere i denne artikkelen. Avslutningen av brevet, med signatur. Dette kan være "Vennlig hilsen" eller "Vennlig hilsen". 
Start med "jeg" hvis du vil si din mening som bedriftseier. Bruk "Vi" når du skriver på vegne av en bedrift eller organisasjon. Fokuser på en direkte uttalelse som: "Med dette brevet ønsker vi å informere deg" eller "Med dette brevet ønsker vi å be deg". Du kan også bruke en "jeg"-erklæring når du skriver brevet som bedriftseier. For eksempel: "Jeg kontakter deg på grunn av" eller "Jeg har nylig hørt det ... og vil gjerne vite mer om ..." Hvis du for eksempel (som bedriftseier) skriver et brev til Nina de Vries om en ubetalt regning fra forrige måned, kan du starte med: «Jeg kontakter deg via dette brevet på grunn av en utestående saldo fra mars 2015 på kontoen din .’ Eller, hvis du er en bedriftsansatt som svarer på en kundes klage om selskapets romprogram, kan du starte brevet med: "Vi har mottatt klagen din om vårt romprogram til Mars.".’ Kanskje du skriver brevet for å fortelle en kunde at de har vunnet en konkurranse, eller en plass på et kurs. Start med en setning som: "Jeg er glad for å informere deg ..." eller "Vi er glade for å informere deg om at ..." Hvis du har dårlige nyheter å formidle, start med en setning som "Vi beklager å informere deg om at..." eller "Etter nøye vurdering har jeg bestemt meg for ikke å..." 
Et eksempel på en passiv form er for eksempel: «Hvilke konkrete klager kan jeg løse for deg??Emnet for setningen, kunden ("du") er på slutten av setningen, i stedet for på begynnelsen av setningen. Et eksempel på det aktive skjemaet er for eksempel: `Hva kan jeg gjøre for å løse klagene dine??` Denne versjonen av setningen, i aktiv form, er mye klarere og lettere for leseren å forstå. Å bruke den passive stemmen kan være en god måte å få frem budskapet ditt uten å ta hensyn til en feil eller tvilsomt punkt. Men først da bruker du dette. Generelt er den aktive stemmen mye mer effektiv i forretningsbrev. 
Bruk en setning som: "Følger brevet mitt om din ubetalte regning" eller "Takk for betalingen i mars". Eller "Det var veldig nyttig å høre din holdning til romprogrammet på mai-konferansen.’ 
La oss si at du er en bedriftseier som ber en kunde betale en regning. Bruk en setning som: "Jeg vil sette pris på om du betaler den ubetalte regningen din så snart som mulig.’ Si at du skriver på vegne av bedriften din. Bruk en setning som: "Vi vil gjerne avtale et personlig møte mellom deg og vår personalsjef.". Du kan også tilby å svare på spørsmål eller bekymringer leserne dine måtte ha. Bruk en setning som "Jeg svarer gjerne på spørsmål eller bekymringer du måtte ha angående kontoen din".’ Eller, ‘Vil du at vi skal gi deg flere detaljer om programmet??’ 
Legg til en setning der du henvender deg til mottakeren i fremtiden. «Gleder meg til å se deg på budsjettmøtet neste uke.’ eller ‘Jeg ser frem til å diskutere dette videre med deg under vårt besøk til hovedkvarteret.’ Legg merke til alle dokumenter du vil legge til brevet ditt. Legg til en setning som "I vedleggene finner du den utestående regningen" eller "Vedlagt finner du en kopi av romprogrammet vårt.’ Avslutt brevet med en avsluttende setning. Vennligst bruk "Vennlig hilsen" for kunder eller klienter. Bruk "Vennlig hilsen" i formelle brev til personer du ikke kjenner. Bruk kun «Vennlig hilsen» eller «Vennlig hilsen» når du skriver til noen du kjenner eller jobber godt med. 
Legg merke til eventuell bruk av den passive stemmen, og prøv å tilpasse setningen til den aktive stemmen. Legg merke til eventuelle lange, uklare og kompliserte setninger. I et forretningsbrev er mindre vanligvis mer, så forkort lengden på setningene dine hvis mulig.
Skrive et forretningsbrev til kunder
Når du driver en bedrift, må du sannsynligvis skrive brev til kundene dine. Du må kanskje fortelle dem om nye arrangementer eller spesialtilbud, eller du må kanskje svare på vegne av bedriften din til en kunde som har en klage. Uansett årsak til brevet ditt, bruk alltid en profesjonell tone.
Trinn
Del 1 av 2: Formatering av et forretningsbrev
1. Bruk et profesjonelt brevpapir. Et forretningsbrev representerer din bedrift. Så det skal se særegent ut og være av høy kvalitet. Firmalogoen eller merkevaren må også stå på den.
- Du kan lage brevpapir ved å bruke oppsettene i Microsoft Word. Sørg for å bruke din eksisterende logo eller merke i brevpapiret.
2. Åpne et tekstbehandlingsprogram. Du bør alltid lage et forretningsbrev på en datamaskin.
3. Bruk blokkformen. Blokkskjemaet er det mest brukte formatet for forretningsbrev. Det er også det enkleste å jobbe med. Hver overskrift skal være mot venstre marg, og det vil være et mellomrom etter hver overskrift. Fra topp til bunn bør forretningsbrevet ditt ha følgende overskrifter:
Del 2 av 2: Skrive forretningsbrevet
1. Bestem hvem målgruppen din er. Tonen i brevet skal alltid være profesjonell, uavhengig av målgruppen din. Men du må kanskje justere språket eller ordlyden avhengig av mottakeren. Hvis du skriver til et annet selskaps personalavdeling, vær litt mer formell på språket ditt. Men hvis du skriver til en bestemt kunde, kan du bruke et mer uformelt eller uformelt språk.
- Å bestemme din målgruppe betyr også at du kan være tydelig overfor målgruppen din. Unngå å bruke terminologi som leseren din ikke forstår. For eksempel, en kunde kjenner sannsynligvis ikke til forkortelsene som brukes for bedriftens romprogram, så ikke bruk de i brevet.
- Den gylne regelen for å skrive et godt forretningsbrev er å være tydelig, konsis og høflig.
2. Oppgi formålet med bokstaven i første setning. Tenk på hensikten med brevet. Er det for å informere kundene om din nye plassering? Er det for å minne en kunde om en ubetalt regning eller utestående saldo? Eller for å svare på en kundes klage? Med dette målet i tankene, lag et utkast til den første setningen som umiddelbart lar leseren din vite hva brevet handler om. Ikke vær vag om formålet med brevet ditt. Vær rett frem.
3. Bruk den aktive stemmen i stedet for den passive stemmen. I vanlig språk bruker vi ofte den passive formen. Men den passive stemmen gjør det du skriver kjedelig og forvirrende. Den aktive stemmen er mye mer effektiv i et forretningsbrev fordi den setter en mer selvsikker tone.
4. Pek på en tidligere hendelse eller samtale med leseren, hvis aktuelt. Du har kanskje kontaktet Nina de Vries tidligere denne måneden med en advarsel om hennes ubetalte regning. Eller kanskje en kunde uttrykte frustrasjon over romprogrammet på en konferanse forrige måned. Hvis du allerede har interagert med leseren, erkjenner du dette. Det minner leseren om din tidligere kontakt og gjør at forretningsbrevet virker mer presserende og viktig.
5. Lag en forespørsel eller tilby hjelp. Sett en positiv tone med leseren ved å komme med en høflig forespørsel eller tilby dem hjelp i form av et samarbeidsforhold.
6. Lukk brevet. Legg til en oppfordring til handling, for deg selv og for leseren. Dette kan være en forespørsel om betaling før en bestemt dato, eller et notat om å gjøre en formell avtale med leseren.
7. Les brevet på nytt. All din grundige formatering og alle ord har vært for ingenting hvis bokstaven er full av stavefeil!
Tips
- Når du skriver ut brevet, bruk blank A4. Når du sender brevet, brett det i tredjedeler og send det i en standard konvolutt.
Artikler om emnet "Skrive et forretningsbrev til kunder"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
