Gratis trinnvis instruksjoner 
Hva vet publikum allerede? Er publikum kjent med organisasjonen og dens prosedyrer? Kan de terminologien?? Språket du bruker bør samsvare med leserens kunnskap og bidrag. Publikums språkferdigheter. Er det mulig at det er folk som ikke snakker språket ditt når de "leser" din SOP? I så fall er det en god idé å inkludere bilder med bildetekster og diagrammer. Størrelsen på publikummet ditt. Hvis SOP-en din leses av mange mennesker (i forskjellige roller) samtidig, bør du sette opp dokumentet som en dialog i et skuespill: bruker 1 gjør noe, deretter bruker 2, og så videre. På den måten kan hver bruker se hvordan han eller hun er et tannhjul i en velgående maskin. 
Hvis det er et prosjekt du føler deg forpliktet til å fullføre, ikke vær redd for å spørre de involverte i prosedyren på daglig basis om hjelp. Gjennomføring av intervjuer er en vanlig del av SOP-opprettingsprosessen. 
I tillegg til det generelle formålet og annen relevant informasjon (dato, forfatter, ID-nummer, etc.), inneholder den bare en liste over trinn. Hvis det ikke er behov for ytterligere detaljer eller avklaringer, er dette nok. 
For å sikre at samsvarsstandarder blir oppfylt For å maksimere produksjonskravene for å sikre at prosedyren ikke har noen negativ innvirkning på miljøet For å ivareta sikkerheten For å sikre at alt går etter planen For å unngå produksjonsfeil Skal brukes som opplæringsdokument Å vite hva som skal legges vekt på SOP gjør det lettere å strukturere dokumentet rundt disse punktene. Det er også lettere å se hvor viktig SOP-en din er. 
Rekkevidde og anvendelighet. Med andre ord, beskriv formålet med prosessen, dens grenser, men også hvordan den brukes. Legg til standarder, forskrifter, roller og ansvar, og input og output. Metodikk og prosedyrer. Dette er kjøttet på beina – liste opp alle trinnene, inkludert de nødvendige detaljene og inkludert alt nødvendig utstyr. Inkluder påfølgende prosedyrer og beslutningsfaktorer. Angi "hva...hvis"-punktene og mulige brudd eller sikkerhetshensyn. Terminologiavklaring. Identifiser forkortelser og setninger som ikke er vanlig språkbruk. Helse- og sikkerhetsvarsler. List disse i et eget kapittel, og skriv dem ved siden av trinnene de forholder seg til. Ikke bagatellisere disse tingene. Utstyr og rekvisita. List opp hva som trengs og hvilket utstyr eller utstyrsstandarder du kan finne når og hvor. Advarsler og problemer. Problemavdelingen, altså. Snakk om alt som kan gå galt, hva du bør passe på og hva som kan være et problem for det endelige, perfekte produktet. Gi hvert emne sitt eget kapittel (vanligvis nummerert) for å unngå å gjøre SOP for språklig og forvirrende og for å holde ting tilgjengelig. Dette er ikke en uttømmende liste; dette er bare toppen av det prosessuelle isfjellet. Organisasjonen din kan angi hvilke andre aspekter som krever oppmerksomhet. 
Her er en dårlig eksempel: Sørg for å fjerne alt støv fra luftinntakene før du bruker dem. Her er en God eksempel`: Før bruk, støvsug alt støv fra luftinntakene. Ikke snakk om "deg" generelt. Det taler for seg selv. Snakk aktivt og start setningene dine med imperativet. 
Hvis ting ikke er klart, be ulike personer om å ta hensyn til alle roller og ansvar. Ett teammedlem kan ikke følge SOP og et annet kan bare være involvert i deler av handlingene. 
Ikke bare bruk dem til å krydre SOP-en din eller få den til å se mer imponerende ut; bare gjør det hvis det gir mening eller hvis du prøver å bryte en språkbarriere. 
Hver side skal ha en kort tittel eller ID-nummer, dato og et sidenummer. Du trenger kanskje fotnoter; det avhenger av organisasjonens retningslinjer på dette punktet. 
Ved å involvere dem og gjøre dem til en del av prosessen, er det mer sannsynlig at de aksepterer denne SOP-en. Og de har utvilsomt noen gode ideer! 
Bruk de offisielle rutingsystemene for å få dokumenttillatelser, slik at du kan være sikker på at godkjenningsruten er riktig avskrevet. Dette er forskjellig fra organisasjon til organisasjon. Du vil bare sørge for at alle har sagt sin mening og at alle reglene følges. Må ha signaturer. De fleste bedrifter har ikke lenger problemer med elektroniske signaturer. 
Sørg for at SOP-en din holder seg oppdatert. Hvis det ikke lenger er tilfelle, gi en oppdatering umiddelbart, sørg for at oppdateringene er godkjent og dokumentert og send SOP igjen. Teamets sikkerhet, produktivitet og suksess avhenger av det.
Skrive en standard operasjonsprosedyre
Innhold
En standard operasjonsprosedyre (SOP) inneholder informasjon om hvordan du utfører en oppgave trinn for trinn. En eksisterende SOP må bare endres og oppdateres, men du kan også være i en situasjon der du trenger å sette opp en fra bunnen av.
Trinn
Del 1 av 3: Sette opp SOP
1. Velg oppsettet. Det er ingen rett og gal måte å skrive en SOP på. Men din bedrift har sannsynligvis allerede en rekke SOP-er som du kan se på for å få en ide om ønsket oppsett. Bruk eksisterende SOP-er – hvis det er noen – som eksempel. Hvis det ikke er noen, har du noen alternativer:
- Oppsettet med de enkle trinnene. Denne måten er bra for rutineprosedyrer, som er korte, gir få mulige resultater og er ganske konkrete. Bortsett fra nødvendig dokumentasjon og sikkerhetsinstruksjoner, er det faktisk ikke mer enn en liste over punkter, som forteller leseren i enkle setninger hva som må gjøres.
- Strukturen med de hierarkiske trinnene. Dette fungerer bra for lengre prosedyrer – med mer enn ti trinn, som involverer beslutninger som skal tas, avklaring og terminologi som skal forklares. Dette er vanligvis en sekvensiell liste over hovedtrinnene og deres undertrinn.
- Oppsettet med flytskjemaene. Hvis en prosedyre er mer som et kart, med mange forskjellige mulige utfall, er et flytskjema den beste løsningen. Du bør velge dette oppsettet når resultatene ikke kan forutsies nøyaktig.
2. Tenk på publikummet ditt. Det er tre viktige ting å vurdere før du skriver en SOP:
3. Tenk på "din" kunnskap. Hovedpoenget er dette: Er du den rette til å skrive dette ned? Forstår du hva dette handler om?? Hvordan det kunne gå galt? Hvordan gjøre det trygt? Hvis ikke, overlate jobben til noen andre. En dårlig skrevet – eller enda verre, feilskrevet – SOP fører ikke bare til redusert produktivitet og organisasjonssvikt, men kan også være utrygg og påvirke alt fra teamet ditt til miljøet. Kort sagt, det er ingen risiko for at du vil løpe.
4. Velg mellom en kort eller lang SOP. Hvis du skriver eller oppdaterer en SOP for en gruppe mennesker som er kjent med protokollen, terminologien osv. og bare vil ha en kort og konsis SOP, for eksempel en sjekkliste, kan holde den kort.
5. Ha målet med SOP i tankene. Det er tydelig at du har å gjøre med en prosedyre som gjentas gang på gang i din organisasjon. Men er det en spesifikk grunn til at denne SOP er så verdifull? Bør sikkerhet vektlegges i den? Overholdelsestiltak? Brukes den til trening eller til daglig? Her er noen grunner til at SOP er nødvendig for teamets suksess:
Del 2 av 3: Skrive SOP
1. Beskriv nødvendig materiale. Tekniske SOP-er består vanligvis av fire elementer, "foruten" selve prosedyren:
- tittelside. Dette inkluderer 1) tittelen på saksbehandlingen, 2) et identifikasjonsnummer til SOP, 3) datoen for utstedelse eller endring, 4) navnet på selskapet, avdelingen eller avdelingen som SOP gjelder, og 5) signaturene av de som utarbeidet og godkjente SOP. Du kan sette opp denne siden slik du vil, så lenge informasjonen er tydelig.
- Indeks. Dette er bare nødvendig hvis SOP-en din er lang, slik at du enkelt kan slå den opp. Et enkelt standardoppsett er det du trenger her.
- Kvalitet og kvalitetskontroll. En prosedyre er ikke bra hvis den ikke kan kontrolleres. Sørg for at du har nødvendige materialer og detaljer tilgjengelig slik at leseren kan sjekke om ønsket resultat er oppnådd. Dette kan være i form av andre dokumenter, som for eksempel evalueringseksempler.
- Referanse. Sørg for at du har en liste over alle oppslagsverk som er sitert eller sitert. Når du refererer til andre SOP-er, sørg for at nødvendig informasjon er inkludert i vedlegget.
- Det kan være at organisasjonen din bruker andre protokoller enn disse. Hvis du kan referere til allerede eksisterende SOP-er, slipp denne strukturen og hold deg til det som allerede er der.
2. Under selve prosedyren, sørg for at du overholder følgende:
3. Hold skriftene dine kortfattede og enkle å lese. Sjansen er stor for at publikum ikke leser dem for moro skyld. Hold det kort og saklig – ellers mister du fokus, ellers vil de ikke finne dokumentet å komme gjennom og vanskelig å forstå. Hold setningene så korte som mulig.
4. Intervju om nødvendig de ansatte som arbeider med prosessen om hvordan de utfører arbeidet. Det siste du vil er å skrive en SOP som bare ikke er riktig. Du setter sikkerheten, effektiviteten og tiden til teamet ditt i fare, og du tar ikke hensyn til prosedyrer som allerede er i bruk – noe kollegene dine ikke vil takke deg for. Still spørsmål om nødvendig! Dette må gjøres riktig!
5. Del store biter av tekst i biter med diagrammer og flytskjemaer. Hvis du har å gjøre med ett eller to trinn som er spesielt vanskelige, gjør det enkelt for leserne dine med et diagram eller diagram. Det blir lettere å lese og det gir tankene en pause fra all innsatsen for å forstå alt. Og for deg ser det mer komplett og velskrevet ut.
6. Sørg for at hver side har riktig koding. Din SOP er utvilsomt en av mange SOPer. Av den grunn bør organisasjonen din opprettholde en slags database der alt holdes basert på et bestemt indekseringssystem. Din SOP er en del av den indekseringen og trenger derfor en form for koding for å bli funnet. Derfor bør det være klart.
Del 3 av 3: Sikre suksess og presisjon
1. Test prosedyren. Hvis du ikke vil teste prosedyren, har du sannsynligvis ikke skrevet den godt nok. Be noen med "begrenset forståelse" av prosessen (eller noen som er representant for den tilfeldige leseren) om å bruke og bli veiledet av din SOP. Hvilke problemer støter de på?? Hvis det er det, må du ta tak i dem og gjøre de nødvendige justeringene.
- Det er best å få SOP testet av noen få personer. Ulike mennesker støter på forskjellige ting, noe som vil gi deg mange (forhåpentligvis nyttige) svar.
- Sørg for at prosedyren er testet av noen som aldri har gjort det. Noen med innsidekunnskap vil fortsatt stole på det og ikke i utgangspunktet på at arbeidet ditt skal komme videre, slik at det går glipp av målet sitt.
2. Få SOP gjennomgått av de som faktisk utfører prosedyren. Det spiller ingen rolle til slutt ekte fra hva sjefene dine synes om SOP. Det handler om de som faktisk må samarbeide. Så før du sender det til sjefene ovenfor, vis frukten av pennen din til de som skal gjøre eller allerede gjør arbeidet. Finne hva hun av det?
3. Få SOP sjekket av rådgiverne og kvalitetskontrollavdelingen. Når teamet er OK, kan du videresende det til rådgiverne dine. De kan ha mindre å si om selve arbeidet, men de vil gi deg beskjed om oppsettet er bra, hvis du har glemt noe, og de vil fortelle deg hvordan du gjør alt offisielt og en del av systemet.
4. Begynn å bruke SOP-en din så snart den er godkjent. Det kan hende du må organisere opplæring for de involverte ansatte først, men det kan også bety at papiret ditt henges på toalettet. Uansett, sørg for at arbeidet ditt blir brukt! du gjorde det. På tide med litt anerkjennelse!
Tips
- Bruk enkel nederlandsk for å forklare trinnene.
- Husk å involvere interessenter der det er mulig slik at den skriftlige prosessen blir den samme som selve prosessen.
- Se om det finnes en eldre versjon av SOP. Kanskje du kan begrense deg til noen få raske justeringer. Pass på at du også dokumenterer det godt!
- Ha en dokumenthistorikk med hver nye versjon.
- Bruk flytskjemaer og bilder for å hjelpe leseren med å følge prosessen.
- Vær oppmerksom på lysstyrken. Pass på at flere tolkninger ikke er mulig. Vis fremgangsmåten til noen som ikke er kjent med den og spør hva de synes: du kan få en overraskelse.
- Få stykket ditt sjekket før du får det godkjent.
Artikler om emnet "Skrive en standard operasjonsprosedyre"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
