Send en e-post til kundeservice (med bilder)

Innhold

Trinn
Advarsler

Noen synes det er vanskelig å sende en e-post til en bedrifts kundeserviceavdeling. Hvordan skriver du et slikt brev i form av en e-post, mens de tidligere virkelig ble satt på papir? Hvilke skjemaer eller protokoller gjelder når du stiller spørsmål til kundeservice?? Selv om dette varierer etter bransje, region og kultur, er det noen generelle retningslinjer for å sikre at e-posten din blir godt mottatt av kundeservice.

Trinn

Del 1 av 3: Visning av nettstedet

1. Søk etter svaret. Før du skriver en e-post til et selskaps kundeserviceteam, sørg for at svaret ikke bare finnes på nettstedet. Mange selskaper legger svar på ofte stilte spørsmål på en spesiell side på nettsiden deres, vanligvis under overskriften "FAQ" eller "ofte stilte spørsmål".

Du finner vanligvis disse sidene ved å bla helt til bunnen av siden og klikke "Kontakt" eller "Kundeservice".

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 2

2. Finn siden "Kundeservice". Hvis du ikke ser en lenke nederst på nettstedet, kan du noen ganger finne siden ved å skrive ordet i søkefeltet. Du vil vanligvis se et felt med et forstørrelsesglassikon øverst til høyre på hjemmesiden. Skriv inn termer som "kundeservice" eller "Kontakt" og trykk deretter enter.

På siden "Kontakt" inneholder vanligvis et e-postskjema hvor kunder kan skrive klager eller kommentarer.

Sjekk denne siden for å se om du vil motta en kopi av den sendte meldingen; hvis ikke, søk på nettstedet etter en e-postadresse som du kan nå fra din personlige e-postkonto slik at du har korrespondansebevis.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 3

3. Bruk søkefeltet. Søk etter emnet du vil stille et spørsmål om, i det samme vinduet du brukte til å finne e-postadressen til kundeservice. Hvis du søker etter emnet eller spørsmålet på denne måten, kan du finne svaret uten å måtte sende en e-post.

Dette er også viktig hvis du vil fremstå som intelligent når du sender e-posten. Spør du om noe når svaret allerede er tydelig oppgitt på nettsiden, kan de på kundeservice tro at du er krevende og lat, og derfor ulønnsom.

Se også de vanlige spørsmålene (FAQ). Ofte er spørsmålet du vil stille allerede i de ofte stilte spørsmålene. Det er derfor de fleste nettsider har en slik side, for å holde kundeservice-e-postene på et minimum.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 4

4. Se selskapets retningslinjer. Hvis du ikke finner svaret på spørsmålet ditt via søkeboksen eller de vanlige spørsmålene, kan du fortsatt søke på siden "Om oss", eller med returpolicyen. Bla til bunnen av nettstedet igjen og se hvilke lenker som er der. Se etter en lenke som kan inneholde svaret på spørsmålet ditt: om oss, bestilling og levering, retur, garanti og reparasjon, etc.

Selv om du ikke finner svaret i disse lenkene, kan det være nyttig å sjekke ut sidene slik at du kan finne tilleggsinformasjon om selskapet du kan inkludere i e-posten din.

Del 2 av 3: Skrive e-posten

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 5

1. Finn ut om det er en klage eller et kompliment. Ikke alle kundeservicemeldinger må være klager eller spørsmål. Kanskje du bare vil takke dem for god service. Positive e-poster er også velkomne, det samme er e-poster med spørsmål.

Det er en kjensgjerning at det noen ganger er raskere og mer direkte å sende en klage videre på telefon. E-post fungerer bedre for å uttrykke takknemlighet eller stille et spørsmål som ikke trenger et umiddelbart svar, men hvis du vil løse problemet med en gang, ring.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 6

2. Skriv et tydelig emne. Sørg for at emnet for e-posten er tydelig og meningsfylt. Du vil at kundeservicerepresentanten skal se e-posten din først, slik at du får et raskere svar. Hold emnet kort, sørg for at det oppsummerer e-posten din kort og at agenten føler seg tvunget til å åpne e-posten raskt.

For eksempel: "Hunden spiste garantikort - trenger utskifting"

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 7

3. Start med en hilsen. Når du har kommet opp med et godt tema, er neste steg å hilse på kundebehandleren. Ikke begynn med problemet ditt med en gang. Du hilser på noen på telefonen først, ikke sant? Det kan være noe veldig enkelt som "Beste kundeservice".

Prøv å finne et navn å sette sammen med hilsenen din. Hos mindre selskaper er navnene på kundebehandlerne noen ganger nevnt på nettsiden, så hvis du bruker dem er budskapet ditt mer personlig som gjør det mer behagelig å jobbe med.

Du kan avslutte hilsenen med komma eller kolon. Beste kundeservice, ellerBeste kundeservice:

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 8

4. Hold deg til standard skrivemetoder. Få den ansattes respekt ved å bruke standard skrivemetoder. Ikke skriv alt med store bokstaver, og ikke bruk ekstra store eller tykke skrifter. Bruk vanlig tegnsetting, stavemåte og store bokstaver. Da blir e-posten din tatt på alvor.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 9

5. Skriv i en høflig tone. Skriv høflig, selv om du sender inn en klage eller ønsker å uttrykke frustrasjonen din. Du vil da bli verdsatt mer som kunde og du vil sannsynligvis bli behandlet mer høflig.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 10

6. Fortell hvem du er. Presenter deg selv etter hilsenen. Skriv navnet ditt og forklar hva slags kunde du er, og om du er førstegangskunde eller returnerende kunde. I begge tilfeller vil den ansatte helst beholde deg som kunde. Nevn også din geografiske plassering hvis det er relevant.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 11

7. Vær spesifikk. Bruk et bestemt språk i e-posten din. Unngå generiske termer som "produktet mitt". Beskriv i stedet i detalj hva produktet eller tjenesten er og hvorfor du sender den på e-post. Beskriv alle relevante hendelser slik at den ansatte vet nøyaktig hva problemet er. Hvis du legger inn denne informasjonen i den første e-posten med en gang, unngår du en langvarig e-postutveksling.

Bruk URL-en til produktet hvis du har en slik at den ansatte umiddelbart kan se hva det dreier seg om.

Legg også inn ordrenummeret ditt i e-posten, for det vil de fleste ansatte spørre deg uansett. Dette ordrenummeret refererer til hvordan ordren er i deres system.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 12

8. Still klare spørsmål. Vær tydelig i e-posten din. Ikke snu. Når du har hilst på den ansatte og introdusert deg selv, start et nytt avsnitt som forklarer hva som skjer, på det samme spesifikke språket som ble nevnt i forrige trinn.

Spør umiddelbart om den kompensasjonen du ønsker. Kanskje du ikke tør å spørre, men legg sjenanse til side i e-posten. Hvis du vil ha noe i bytte mot et defekt produkt, er det bare å si ifra.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 13

9. Skriv korte avsnitt. Sørg for at avsnittene dine er korte. Et avsnitt på én, to eller maksimalt tre setninger er lettere å lese. Den ansatte kan derfor skanne e-posten raskere for å se om den har prioritet, og har du skrevet en stor tekstblokk kan meldingen din legges nederst i bunken fordi han/hun ikke umiddelbart forstår hva du mener.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 14

10. Lukk med en enkel signatur. Avslutt e-posten med en avsluttende setning som oppsummerer forespørselen eller komplimentet ditt, etterfulgt av en hilsen. Du kan avslutte med "Vennlig hilsen", men du kan også bare legge inn navnet ditt eller e-postsignaturen med en gang. Du kan også vise at du ønsker et raskt svar ved å si: "Venter på svaret ditt", eller noe i den retning.

En e-postsignatur er en kort tekstblokk som inneholder navn, yrke og kontaktinformasjon. Du kan opprette en e-postsignatur i innstillingene til e-postkontoen din, slik at den alltid vises automatisk under en ny melding.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 15

11. Ikke send vedlegg ennå. Ikke send vedlegg med en første melding ennå. Mange nettsteder har spamfiltre som fisker opp e-poster med vedlegg, og legger meldingen din i søpla før den er lest.

Du må selvsagt legge ved vedlegg til følgebrev når du blir bedt om å legge inn CV-en som et Word-dokument.

Legg heller aldri inn brukernavn, passord eller kredittkortdetaljer.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 16

12. Les meldingen på nytt før du sender den. Når e-posten din er klar, ikke trykk for ivrig "å sende". Du bør lese e-posten på nytt først for å forsikre deg om at det ikke er skrivefeil eller stavefeil som trekker ned meldingen. Selv om du skrev e-posten på smarttelefonen, er den automatiske meldingen "sendt fra min iPhone" ingen unnskyldning for å gjøre stavefeil eller grammatiske feil.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 17

1. 3. Send en påminnelse. Hvis du ikke har fått svar på e-posten din etter noen dager, er det mulig at meldingen din har havnet i spam-boksen, eller har havnet nederst i bunken. Skriv en e-post med omtale av forrige e-post, og spør om den ble godt mottatt.

Del 3 av 3: Vær høflig

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 18

1. Pass på at du har god grammatikk og stavemåte. Du er kanskje ikke klar over det, men god grammatikk og rettskrivning er en del av en høflig tone. Hvis du gjør ditt beste for å kommunisere tydelig, viser du respekt for den andre parten, og viser at du generelt er en høflig person.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 19

2. Vis at du er smart. Ikke vær pretensiøs, men vis smartheten din ved å vise et omfattende ordforråd. Ved å sjekke ut selskapets nettside og lære om retningslinjene deres, kan du vise at du har lest alt nøye, men fortsatt ikke har funnet svar på spørsmålet ditt.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 20

3. ikke spøk. Smarte kommentarer og vitser har sin egen plass, og det er ikke i en e-post som bør tas på alvor, i hvert fall ikke i den første korrespondansen. Den typen språk kan oppfattes som upassende, og det vil du unngå når du har med et selskap å gjøre.

Når du har sendt en haug med e-poster frem og tilbake med en kundeservicerepresentant, er det mer sannsynlig at vitser blir akseptert og forstått.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 21

4. Ikke uttrykk deg aggressivt. Selv om du kan være frustrert over hvordan et produkt eller en tjeneste har blitt håndtert, vil du ikke komme noen vei å legge det i en sint e-post. Hvis du diskuterer problemet ditt med respekt og høflighet, vil du få det du vil ha raskere.

Husk at det er vanskelig å sette ord på følelsene dine. Hvis du er opprørt over et problem og ønsker en umiddelbar løsning, bør du ringe.

Bilde med tittelen Skriv en e-post til kundeservice Trinn 22

5. Nevn din lojalitet og takknemlighet. Hvis du skriver i e-posten din hvor lojal du alltid har vært til bedriften, vil den ansatte sette pris på meldingen din og svare raskere.