Gratis trinnvis instruksjoner 
Skriv inn e-posten din i en lesbar skriftstørrelse, for eksempel skriftstørrelse 12. Unngå spesielle stiler som kursiv, uthevet eller flerfarget skrift med mindre bruken er garantert av innholdet og formålet med e-posten din. Ikke bruk stor bokstav i hele teksten. Hvis du skriver alt med store bokstaver, ser det ut som om du roper på adressaten.
Emner som: "Spørsmål", "Melding fra meg" eller "E-post om et viktig emne" er for vage eller overflødige og derfor helt ubrukelige. På den annen side, et emne som "Program, gjesteliste, lunsjpreferanser og møteroversikt 12. mars".s.`alt for lang tid til å kunne håndtere. I tillegg dekker denne tittelen flere emner. En tittel som «Møteskade rulletrapp 12. mars» er kort og tydelig. Den peker mottakeren til et enkelt hovedemne og den tilhørende datoen.
Hvis du ikke vet navnet på personen e-posten din er adressert til, bruk en hilsen som "Dear Sir/Madam", "Dear Chairman/Dear Board", eller om nødvendig: "Til hvem det gjelder". Ikke start e-posten din med «Hei», «Hei», «Hei» eller andre tilfeldige hilsener. 
Hvis du for eksempel sender en e-post til en lærer, ikke kast bort plass med unødvendige ting som: «Jeg er Diana Franssen. Kjenner du meg? Kjemi 221 er favorittfaget mitt for øyeblikket. Jeg liker måten forelesningene er organisert på. Jeg kan alltid følge alt perfekt og vet alltid nøyaktig hva jeg kan forvente på en eksamen. Apropos eksamen, jeg ville spørre om neste eksamensuke.` I stedet er det mye klarere å skrive noe sånt som: `Jeg heter Diana Franssen og jeg tar med deg Chemistry 221. Jeg skriver til deg med et spørsmål om en mulig konflikt i kommende eksamenstider.`
slang Unødvendige forkortelser eller sammentrekninger Uttrykksikoner og smileys vulgært språk Vitser
"Venter på svaret ditt, jeg forblir," `Med vennlig hilsen,` `Vennlig hilsen,` `Takk på forhånd,` "Vennlig takk,"
Legg for eksempel til en kommentar som: "Jeg legger ved en kopi av CV-en og porteføljen min i PDF-format.` 
Send en formell e-post
Innhold
Mange gruer seg til å skrive en formell e-post. Du bruker vanligvis e-post til å sende personlige og uformelle meldinger. Hvis du trenger å sende en e-post til en lærer, arbeidsgiver, klient, offentlig byrå eller annen formell destinasjon, er det noen enkle retningslinjer å følge. Hold budskapet klart og konsist og følg generelt aksepterte standarder for stil, tone og formatering. Og ikke glem å lese og sjekke e-posten din nøye før du sender den.
Trinn
Metode 1 av 3: Velge riktig format
1. Bruk en nøytral e-postadresse. Det er best å bruke en e-postadresse som er en variant av ditt virkelige navn og ikke et brukernavn, kallenavn eller kallenavn. For å lage en e-postadresse som ikke består av mer enn navnet ditt, uten ekstra tall eller bokstaver, kan du bruke prikker og/eller koblinger eller understreker.
- En e-postadresse som [email protected] ser for eksempel ikke særlig profesjonell ut. Med adressen [email protected], derimot, gjør du et mye mer seriøst inntrykk.
2. Hold deg til en profesjonell font. De fleste leverandører av e-posttjenester lar deg ikke velge mellom en rekke fonter og formateringsstiler. I alle fall, i en formell e-post, er det best å holde seg til en tradisjonell stil, med en font som Times New Roman eller Arial. Ikke bruk dekorative fonter som Comic Sans eller Old English. Husk i tillegg følgende:
3. Velg et kort og presist emne. Bruk nøkkelord i emnet ditt som indikerer nøyaktig hva e-posten handler om, med ikke mer enn noen få ord. På den måten bidrar du til å forhindre at leseren overser meldingen din fordi e-posten ikke har noe emne, et emne som er for vagt, eller et emne som gir inntrykk av at e-posten ikke er viktig.
Metode 2 av 3: Skriv meldingen din
1. Velg en passende hilsen. Start alltid en formell e-post med en passende hilsen. Det er best å ringe mottakeren ved navn (hvis du kjenner ham). I prinsippet starter hilsenen til en formell e-post alltid med `Kjære...`, etterfulgt av tittelen (sir/fru), personens etternavn og et komma. Hvis du allerede kjenner personen som e-posten er adressert til, kan du starte hilsenen med `Kjære...` etterfulgt av fornavnet.
2. Introduser deg selv i første avsnitt, om nødvendig. Hvis meldingen din er adressert til noen du for øyeblikket ikke har et eksisterende forhold til, for eksempel en ny kunde, lederen for rekrutteringsavdelingen & Valg av bedrift du ønsker å søke på, eller tjenestemann i kommunen, si først hvem du er og begrunnelse for meldingen. Gjør dette i en setning eller to i begynnelsen av e-posten.
Hvis du for eksempel ønsker å sende en e-post til en potensiell arbeidsgiver, kan du si: «Jeg heter Erik van Raam. Grunnen til denne e-posten er at jeg ønsker å søke på stillingen som administrativ assistent som er oppført på nettstedet til CareerXYZ.NL.`
3. Start med den viktigste informasjonen. Etter å ha introdusert deg selv og oppsummert årsaken til meldingen din, kan du gå videre til hoveddelen av e-posten. Plasser den viktigste informasjonen nær toppen. Med dette viser du respekt for den verdifulle tiden til mottakeren og du avklarer raskt intensjonen med din e-post.
Hvis du for eksempel skrev til en embetsmann ved et offentlig byrå, er det første du kan si: `Jeg heter Aletta van Raam. Jeg fant e-postadressen din på nettsiden til Statsadvokaten. Jeg skriver for å stille spørsmål ved stevningen jeg mottok 31. desember 2009 i forbindelse med et trafikkbrudd. `
4. Si direkte hva det er. I en formell e-post er det absolutt ikke noe problem å være direkte, så lenge du er høflig. Ved å snu det varme rotet oppnår du bare at leserens oppmerksomhet avtar, noe som gjør det vanskeligere for ham eller henne å finne ut nøyaktig hva du ønsker eller trenger.
5. hold det kort. Det er ingen standardregel for den foreskrevne lengden på en e-post. Likevel er det best å beholde en maksimal lengde på overflaten til én skjerm (på en bærbar eller PC) for en e-post.
Hvis e-posten din er relativt lang, del den opp i flere korte avsnitt. Sett inn en tom linje mellom to avsnitt, i stedet for å rykke inn begynnelsen av hvert avsnitt.
6. Hold språket ditt formelt. Du skriver en formell e-post i en profesjonell sammenheng, og derfor ønsker du naturligvis å gjøre et godt inntrykk. Bruk komplette setninger og høflige formuleringer. Unngå ting som:
7. Lukk e-posten på riktig måte. Det som gjelder for hilsen gjelder også for avslutningen. Du kan lukke en formell e-post på en rekke akseptable måter. Oppgi alltid ditt fulle navn og stilling under avslutningen. Avhengig av innholdet i e-posten din, kan du bruke en eller flere av følgende avslutninger:
Metode 3 av 3: Forbered e-posten din til å sende
1. Legg til vedleggene du vil sende. Hvis du trenger å sende visse vedlegg med e-posten din, nevner du dem i brødteksten i e-posten for å fortelle mottakeren at e-posten har vedlegg. Hold antallet og størrelsen på vedlegg små og velg tradisjonelle og allment kompatible filtyper.
2. Sjekk e-posten din nøye for stave- og grammatikkfeil. Ikke stol blindt på e-postleverandørens stavekontroll eller tekstbehandlingsprogram. Å lese e-posten din høyt eller be noen andre sjekke den for deg er en fin måte å fikse skrivefeil, stavefeil eller uklare setninger på.
3. Sørg for at det ikke er konfidensiell informasjon i e-posten din. Husk alltid at e-post ikke er et 100 % sikkert kommunikasjonssystem. Husk at e-postservere kan bli hacket, eller at mottakeren med vilje eller utilsiktet kan dele informasjon som du ikke ønsker å offentliggjøre.
Vennligst ikke inkluder passord, kontonumre eller annen konfidensiell informasjon i en e-post.
Artikler om emnet "Send en formell e-post"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
