Hvordan skrive et brev for å be om permisjon (med bilder)

Innhold

Trinn

Permisjon er en periode hvor du har lov til å være fri fra jobb eller skole. Permisjon kan være nødvendig av en rekke årsaker, for eksempel når du er syk selv eller når et familiemedlem er syk, eller på grunn av en lang ferie. I noen tilfeller har ansatte lovlig rett til visse former for permisjon, for eksempel fødselspermisjon eller permisjon når du adopterer et barn, eller når du trenger å ta vare på en nær slektning. Definisjonen av permisjon avhenger av lengden på fraværet. I noen tilfeller, for eksempel et kort fravær fra jobb eller skole på mindre enn en måned, regnes det ikke som permisjon, mens i andre tilfeller regnes selv en ukes fravær som permisjon. Det er viktig å finne ut hva en arbeidsgiver eller skole definerer som permisjon før du søker om permisjon, siden fraværsforslaget ditt kanskje ikke er lenge nok til å formelt be om det.

Trinn

Del 1 av 3: Be om permisjon fra din arbeidsgiver

Bilde med tittelen Beat Examination Stress Step 6

1. Gi en tidlig advarsel til din veileder. Når du ber om permisjon fra arbeidsgiveren din, er det viktig å gi en tidlig varsling. Å gi en tidlig advarsel er selvfølgelig ikke alltid mulig under visse omstendigheter, for eksempel ved uventet død av en kjær. Men hvis en tidlig advarsel er mulig (for eksempel hvis permisjonen du ønsker er bare noen uker eller måneder unna), skriv brevet så tidlig som mulig slik at arbeidsgiveren og teammedlemmene på jobben kan ta hensyn til det. En god måte å gi en tidlig advarsel på er å diskutere permisjonsforslaget med sjefen din før du søker om permisjonen. På denne måten kan du referere til den forrige samtalen din i første setning, og brevet er ikke en overraskelse for sjefen din.

Bilde med tittelen Skriv om ditt eget liv Trinn 9

2. Skriv inn en bestemt dato. Nevn de spesifikke datoene du planlegger å holde deg unna. Ikke vær vag om perioden du ønsker å være fraværende. I noen tilfeller er det kanskje ikke mulig å oppgi spesifikke datoer, men spesifikke datoer vil hjelpe arbeidsgiver og kollegaer med å planlegge på forhånd hvordan de kan administrere arbeidet ditt i ditt fravær. Vær derfor så spesifikk som mulig i brevet ditt om datoene du planlegger å være borte fra jobb om mulig.

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 3

3. Vær åpen overfor arbeidsgiveren din. Vær så åpen du kan om hvorfor du ønsker permisjon. Dette betyr ikke at du må diskutere hver minste detalj om hvorfor du vil holde deg unna. I mange tilfeller har ikke arbeidsgiveren din engang rett til å vite visse detaljer om ditt privatliv. Men ved å være så transparent og ærlig som mulig overfor din arbeidsgiver om hvorfor du ønsker permisjon, minimerer du muligheten for konflikt med ledelsen.

Bilde med tittelen Bestem eiendeler i regnskap trinn 7

4. Diskuter hvordan arbeidet ditt blir overlevert i ditt fravær. I brevet ditt bør du oppgi at du er klar over ditt ansvar og at du forstår at du før du drar vil diskutere hvordan arbeidet ditt vil bli overlevert i ditt fravær. Du kan oppgi detaljer i brevet ditt om hvordan du mener arbeidet ditt bør overleveres (for eksempel ved å legge igjen detaljerte notater til teammedlemmene om aktuelle prosjekter som må gjøres i ditt fravær, eller oppgi kontaktinformasjonen din slik at teammedlemmene kan nå deg i en nødssituasjon).

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 5

5. Vet hvilke typer permisjoner du har rett til. Vit at du etter loven har rett til visse former for permisjon. Det er viktig å skille mellom permisjon du har rett til og permisjon som kun kan godkjennes av din arbeidsgiver.

I Nederland har du for eksempel rett til minst 16 uker med ubetalt fødselspermisjon (men du kan fortsatt motta ytelser) etter fødselen av et barn eller senest 22 uker etter adopsjonen av et barn.

Hvis du skriver et brev for å be om permisjon som du har krav på etter loven, kan du basere forespørselen på det. Du kan for eksempel si: "Som du og jeg begge vet, har jeg rett til permisjon. Jeg håper å få gratis mellom (skriv inn datoer). Hvordan kan vi sikre at produktiviteten fortsetter?Dessuten, hvis du spør arbeidsgiveren din om hvordan du opprettholder produktiviteten, viser det at du bryr deg om arbeidsgiverens ve og vel, noe som kan styrke din posisjon på jobben.

Hvis du ber om fri som kontrakten din ikke automatisk gir deg rett til, juster tonen slik at du viser at du beklager ulempen og lover å ta igjen tapt tid så godt du kan.

Gi beskjed til sjefen din om du har opparbeidet feriedager eller sykedager.

Å inkludere denne informasjonen i brevet gjør også ting klarere for personaldirektøren, i tilfelle sjefen din bestemmer seg for å avslå søknaden din og du må anke.

Bilde med tittelen Document a Process Step 1

6. Gi ideer om hvordan du kan delegere arbeidet ditt under ditt fravær. Mens sjefen din kan ha det siste ordet om dette, kan du komme med nyttige forslag om hvilke av dine ansatte du synes er best til å overta ulike aspekter av jobben din i ditt fravær. Men ikke gi alt til én person, da det ville være urettferdig for den aktuelle kollegaen.

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 7

7. Bruk en respektfull tone. Uansett omstendigheter er det viktig at du søker permisjon på en høflig måte. Du bør med andre ord be om i stedet for å kreve, selv om du har rett til det. Å spørre høflig kan unngå konfrontasjon med ledelsen.

Del 2 av 3: Søke om permisjon fra universitetet eller skolen

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 8

1. Finn et permisjonsskjema. Studenter som ønsker å søke om permisjon fra universitetet eller skolen sin, må vanligvis fylle ut et skjema. Last ned et permisjonsskjema fra universitetets nettsted. Disse skjemaene må også være tilgjengelige ved avdelingen ved ditt studieprogram.

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 9

2. Fyll ut skjemaet. Skjemaet ber om informasjon som navn, studentnummer, adresse og studieprogram.

Skjemaet vil sannsynligvis også be om nasjonalitet eller visum. En permisjon kan påvirke visumet til internasjonale studenter. Dette er fordi hvis du er en internasjonal student har du fått visum for å studere. Hvis du trekker deg fra utdanningen over lengre tid, kan du bli bedt om å returnere til hjemlandet og søke om visum på nytt hvis du ønsker å komme tilbake. Finn ut hva effekten av en permisjon kan ha på visumet ditt hvis du er en internasjonal student på studentvisum. Denne policyen varierer fra land til land og bestemmes av myndighetene.

Ved universiteter i USA spør skjemaet om du får økonomisk støtte fra det offentlige. Hvis du er student i USA og mottar en godtgjørelse, er du vanligvis pålagt å delta for å motta denne godtgjørelsen. En permisjon kan påvirke retten til denne stønaden, så det er viktig å ta kontakt med ytelseskontoret og snakke med en økonomisk rådgiver om hvordan du best kan søke permisjon. I Nederland må du som elev på skolen også be om permisjon på grunn av oppmøte- eller utdanningskravet.

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 10

3. Skriv et brev for din permisjonsforespørsel som støttedokumentasjon. Permisjonsforespørselen må vanligvis ledsages av støttedokumenter som universitetet ditt trenger for å godkjenne forespørselen. Hvis du søker om militærpermisjon, må du legge til militærordren. Dersom du ber om permisjon av medisinske årsaker, må du legge ved et brev fra legen din eller helsepersonell. Men hvis du søker om permisjon av personlige årsaker, må du skrive et permisjonsbrev som oppgir omstendighetene og begrunnelsen for forespørselen.

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 11

4. Vær åpen om grunnene dine. Dersom din forespørsel om permisjon er av personlige årsaker, er det viktig å være så transparent som mulig for din avdeling, slik at din avdeling kan avgjøre om du har rett til permisjon i akkurat din situasjon.

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 12

5. Nevn i brevet ditt alt du ønsker å gjøre under ditt fravær. For eksempel kan du være en forskerstudent som søker om permisjon for å fullføre forskningsprosjektet ditt på et avsidesliggende sted. Ph.d.-studenter har normalt rett til denne typen permisjoner. De må imidlertid diskutere planene sine med fakultetets faglige rådgivere før permisjonen gis, slik at akademisk rådgiver kan bekrefte overfor instituttet at du (studenten) oppfyller dine forskningsmål. Spesifiser i permisjonsforespørselen alt du planlegger å gjøre under fraværet.

Del 3 av 3: Formatering av brevet ditt

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 13

1. Oppgi avsenderens adresse. Det kan virke unødvendig å oppgi egen adresse hvis du jobber i samme bygg som arbeidsgiveren din, men dette vil sikre at brevet returneres til riktig adresse i tilfelle posten gjør en feil i leveringen. Personalavdelingen finner det også enkelt å arkivere brevet ditt hvis adressen din er skrevet på det.

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 14

2. Bruk datoen brevet ble fullført. Ofte daterer folk brevet sitt når de starter det, men hvis du trenger noen dager på å fullføre brevet, ikke glem å endre datoen til datoen brevet ble fullført og signert.

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 15

3. Oppgi adressen til mottakeren. Oppgi navnet på adressaten og deres personlige tittel (f.eks. dr. Smith, Prof. luter).

Bilde med tittelen Skriv et permisjonsbrev Trinn 16

4. Bruk mottakerens navn for hilsen. Selv om du kjenner sjefen din godt, tiltal henne formelt med hennes profesjonelle eller personlige tittel etterfulgt av hennes etternavn.