Hvordan skrive et referansebrev: 13 trinn (med bilder)

Innhold

Trinn
Advarsler

Hvis du har en lederstilling, enten det er ved en bedrift, skole eller universitet, eller som frivillig i en forening eller ideell organisasjon, kan du av og til bli bedt om å skrive et anbefalingsbrev for noen. Folk trenger ofte et anbefalingsbrev eller en referanse for å søke jobb eller for å søke på en bestemt utdanning, kurs eller studie. Anbefalingsbrevet du skriver skal være formelt både i format og tone, og skal understreke de positive egenskapene eller ferdighetene som kommer frem av kandidatens arbeid eller oppførsel.

Trinn

Del 1 av 3: Formatering av et referansebrev

1. Skriv inn brevet på datamaskinen ved hjelp av et tekstbehandlingsprogram. Det kan virke mer personlig å skrive brevet for hånd, men et maskinskrevet brev ser mye mer profesjonelt ut. Et maskinskrevet brev er også mye lettere å lese for mottakeren.

Bruk heller et spesielt tekstbehandlingsprogram for bokstaver enn det vanlige skriveprogrammet på datamaskinen. Du finner for eksempel ikke alle alternativene du trenger for utformingen av brevet ditt i de vanlige tekstbehandlingsprogrammene.
Dersom kandidaten ber deg sende brevet på e-post, må du likevel skrive et brev separat som du kan signere for hånd, slik at du deretter kan sende det signerte brevet som vedlegg i PDF med e-posten, i stedet for bare å skrive inn bokstaven i selve e-posten.

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 2

2. Finn malen til et forretningsbrev. Tekstbehandlingsprogrammet du bruker har vanligvis flere maler som lar deg enkelt velge riktig format for brevet ditt. Den klassiske forretningsbrevmalen har vanligvis faste marger og andre forhåndsdefinerte innstillinger slik at du ikke trenger å sette opp alt manuelt.

De fleste tekstbehandlingsapplikasjoner lar deg velge mellom flere standard bokstavstørrelser. Velg formatet for et formelt forretningsbrev og ikke formatet tiltenkt for et personlig eller uformelt brev.

Velg en tradisjonell, lettlest skrift, for eksempel Times New Roman eller Helvetica.

Vanligvis i hoveddelen av brevet er det valgt å la to linjer være åpne mellom avsnittene, uten innrykk. Hvis du velger å rykke inn i begynnelsen av hvert avsnitt, er det ikke nødvendig å la to linjer stå mellom avsnittene.

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 3

3. Skriv inn navn og adressedetaljer. Øverst på den første siden i brevet skriver du inn navn og adresse; for å være presis øverst til høyre på siden. Du legger inn navn og adresse til mottakeren til venstre på samme side.

Det er meningen at du også inkluderer ytterligere kontaktdetaljer i brevet, for eksempel telefonnummer eller e-postadresse du kan nås direkte.

Hvis du bruker et brevpapir som allerede inneholder kontaktinformasjonen din, er det i utgangspunktet ikke nødvendig å ta med navn og adresse på nytt. Bare hvis du bruker skrivesaker som refererer til din arbeidsgiver som helhet og ikke til deg personlig, må du også legge til dine egne data.

Det skal være en linje for datoen under adressen. Avhengig av modellen du bruker, kan det også være en emnelinje. Som emne kan du enkelt fylle ut: `Emne: Anbefalingsbrev for` etterfulgt av navnet på kandidaten.

I de fleste tilfeller vil du ønske å adressere brevet til en bestemt person. Hvis brevet vil bli lest av mer enn én person, er det bare å adressere det til `valgkomiteen` eller `opptakskomiteen`. Hvis mulig, snakk med kandidaten for å finne ut hvem som er best å rette brevet til.

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 4

4. Hvis du har det, bruk brevhodepapir. Hvis arbeidsgiveren din har spesialpapir, eller du har ditt eget personlige brevpapir, vil det få brevet til å se mye mer profesjonelt ut. I begge tilfeller, sørg for at du skriver ut brevet på papir av god kvalitet.

Utseendet til brevet gir et inntrykk av både kandidaten og deg selv. Det er derfor best å sørge for at brevet ser så profesjonelt ut som mulig.

Hvitt papir av god kvalitet er greit. Bruk aldri billig kopipapir. Du kan sikkert finne bra skrivesaker i enhver papirbutikk eller i et av de bedre vannhusene.

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 5

5. Lag et første utkast. Det er vanligvis en god idé å organisere tankene dine om kandidaten før du faktisk skriver brevet. Lag en liste over egenskaper som du vil ha med i brevet og velg deretter de sterkeste punktene.

Vær oppmerksom på at brevet ditt normalt ikke skal være mer enn én side. Et akademisk anbefalingsbrev kan være på opptil to sider.

Dette vil gi deg plass til omtrent tre korte avsnitt i hoveddelen av brevet. Siden plass er det viktigste kriteriet, må du skrive på en effektiv måte slik at hvert ord teller.

Noen ganger kan det være lurt å snakke med kandidaten igjen mens du jobber med bokstavutformingen. Finn ut litt mer om jobben eller studieprogrammet han eller hun søker på eller ønsker å søke på, og hvilke egenskaper eller ferdigheter som vil bli verdsatt av den som skal vurdere brevet.

Del 2 av 3: Lage et første utkast

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 6

1. Introduser deg selv og kandidaten. Det skal være en linje under emnet for brevet ditt som begynner med "Kjære", etterfulgt av navnet på personen som skal motta brevet. I den følgende åpningssetningen nevner du navnet ditt, navnet på kandidaten og årsaken til brevet ditt.

Forklar ditt forhold til kandidaten og hvor lenge du har kjent ham eller henne. Hvis du har visse kvalifikasjoner som gjør referansen din mer verdifull, bør du også nevne dem.
Bekreft detaljer som er relevante for kandidatens søknad eller søknad. Hvis du er hans eller hennes ledende aktør innen fagfeltet, må du oppgi navn på selskapet og både din egen stilling og kandidatens stilling (hvis relevant), hvor lenge kandidaten har jobbet i selskapet og hvor lenge du har vært hans eller hennes veileder.
Du kan for eksempel skrive: «Jeg heter Ben de Bie og jobber som avdelingsleder ved Jeansfabrikken. Jeg skriver dette anbefalingsbrevet til Jaap Jansen, som har jobbet under min ledelse ved Jeansfabrikken de siste fem årene.`

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 7

2. Nevn så minst tre eksepsjonelt gode ferdigheter eller egenskaper som kandidaten har. Umiddelbart etter introduksjonen din, inkluderer en setning som viser egenskapene og/eller ferdighetene du vil beskrive mer detaljert i hoveddelen av brevet.

Hvilken type ferdigheter eller egenskaper du inkluderer i denne delen vil avhenge både av forholdet ditt til kandidaten og formålet med brevet ditt. En såkalt karakterreferanse er ment å omtale eksklusive karaktertrekk i brevet, mens en stillingsreferanse primært skal fokusere på spesifikke ferdigheter som kandidaten behersker og som gjør vedkommende egnet for den aktuelle jobben.

Akademiske anbefalingsbrev er til en viss grad en kombinasjon av disse to brevtypene. I tillegg til ferdigheter som gjør kandidaten egnet for en spesifikk opplæring eller studie, kan du også legge til karaktertrekk, som hans eller hennes intelligens eller det faktum at kandidaten er nysgjerrig av natur.

Dette bør være den siste setningen i første avsnitt. Bare skriv ferdighetene eller egenskapene – du vil diskutere dem videre i neste avsnitt. Du kan for eksempel skrive: "Basert på min erfaring kan jeg si at Jaap Jansen har utholdenhet, organisasjons- og kommunikasjonsevner til å være et verdifullt tilskudd til din bedrift.".`

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 8

3. Gi eksempler for å illustrere. I det andre avsnittet av anbefalingsbrevet ditt skal du detaljere hver av ferdighetene eller egenskapene du oppførte på slutten av det innledende avsnittet.

Ikke glem at plass er et viktig kriterium og at bokstaven ikke skal være for lang. Det er derfor best å prøve å finne et konkret eksempel som illustrerer minst to, om ikke alle tre, av egenskapene eller ferdighetene du nevnte i innledningen.

Noe konkret som du har observert fra kandidaten og som demonstrerer ferdighetene eller egenskapene du har nevnt, er den mest effektive måten å tydeliggjøre hva du mener.

Du kan for eksempel skrive: «Jaap Jansen har vist meg at han er i stand til å utføre flere oppgaver samtidig og utføre en rekke forskjellige handlinger knyttet til montering eller utskrift av knapper samtidig. For eksempel meldte han seg en gang frivillig til å gjøre ekstraarbeid da han forutså produksjonsforsinkelser på grunn av at flere andre ansatte var syke. Han har jevnlig tatt på seg tilleggsansvar og overtid, samtidig som han har tatt en aktiv rolle i samfunnet og familien.`

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 9

4. Skriv ditt avsluttende avsnitt. I det tredje og siste avsnittet ditt kan du avslutte med en positiv tone ved å gjenta og oppsummere ferdighetene eller egenskapene du la vekt på i hoveddelen av brevet. I tillegg kan du angi at du mener at kandidaten er egnet for jobben eller for studiet eller studiet han eller hun ønsker å søke eller har søkt på.

Dette avsnittet bør ikke være lengre enn to eller tre setninger. I én setning kan du oppsummere kjernen i brevet og anbefale kandidaten. Du kan også inkludere en setning som relaterer eksemplet fra andre avsnitt til ditt fremtidige arbeid.

Du kan for eksempel skrive: «Siden da, når jeg evaluerer arbeidet til mine andre ansatte, har jeg alltid arbeidet til Jaap Jansen i tankene. Med sin utholdenhet, organisasjons- og kommunikasjonsevner vil Jaap være et verdifullt tilskudd til din bedrift.`

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 10

5. Inviter til å stille oppfølgingsspørsmål. I siste setning i brevet ditt er det best å oppgi den enkleste måten mottakeren kan kontakte deg på dersom han eller hun har spørsmål eller ønsker å diskutere informasjonen i brevet med deg videre.

Oppgi en spesifikk måte mottakeren kan kontakte deg på, inkludert dagene og tidspunktene når du er eller ikke er tilgjengelig.

Du kan for eksempel skrive: `Hvis du har spørsmål eller ønsker å diskutere mine erfaringer med Jaap på en mer omfattende måte, ikke nøl med å ringe meg på (020) 123 45 67. Jeg kan vanligvis nås på dette nummeret fra mandag til fredag fra 09:00 til 17:00.`

Del 3 av 3: Avslutning av referansebrevet

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 11

1. Sjekk brevet ditt nøye. Et brev med stave- eller grammatikkfeil og feil bruk av skilletegn gir ikke bare et negativt bilde av kandidaten, men også av deg. Avhengig av hvilken type jobb, kurs eller utdanning kandidaten har søkt på, kan et dårlig gjennomgått anbefalingsbrev ha negativ innvirkning.

Tekstbehandlingsprogrammet du har brukt har sannsynligvis en stave- og/eller grammatikkkontroll, men du bør aldri stole blindt på disse funksjonene.
Skriv ut et utkast til brevet ditt og les det nøye. Å lese bokstaven bak og fram avslører noen ganger feil som du kanskje har oversett når du bare leser bokstaven foran til bak.
Du kan også lese brevet høyt. Dette kan hjelpe deg med å oppdage grammatiske feil, så vel som rare setninger eller strukturer som er forvirrende eller vanskelige å lese. Hvis du opplever at du stammer på visse deler mens du leser dem høyt, kan du se om du kan skrive om disse setningene for å gjøre dem lettere å lese.

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 12

2. Sett din signatur under brevet. Du bør avslutte brevet med en offisiell avslutningsfrase som "Vennlig hilsen", etterfulgt av plass til signaturen din. Nedenfor må du skrive inn hele navnet ditt, rett under stedet der du skal sette signaturen din. Du kan også legge inn kontaktinformasjon under ditt skrevne navn, men det er ikke nødvendigvis nødvendig.

Etter å ha gjennomgått brevet nøye og forsikret deg om at det er feilfritt, kan du skrive ut en kopi på ditt logo brevpapir eller hvitt brevpapir av god kvalitet.

Signer brevet med blått eller svart blekk.

Lag en kopi av det signerte brevet til ditt eget arkiv. Lag også en kopi til kandidatens personlige arkiv. Hvis du sender brevet fra din offisielle stilling som kandidatens veileder, kan du bli bedt om å lage en tredje kopi for selskapsregister.

Bilde med tittelen Skriv et referansebrev Trinn 13

3. Send brevet. Spør kandidaten hvordan du sender brevet til mottakeren, og følg disse instruksjonene. Sender du brevet på e-post, kan du også vurdere å sende en trykt kopi av brevet med vanlig post.

Spesielt hvis du skriver et akademisk anbefalingsbrev, eller et anbefalingsbrev for å få en profesjonell lisens, kan det være ytterligere krav for å sende brevet.

Noen ganger kan du bare gi brevet til kandidaten og han eller hun vil videresende det til adressaten, men i andre tilfeller må du sende det direkte til mottakeren og kandidaten skal ikke overlevere det.

Uansett ser det vanligvis bedre ut om du sender brevet direkte til adressaten, i stedet for gjennom kandidaten. På den måten vet den endelige mottakeren at kandidaten ikke har endret innholdet i brevet.

Vær oppmerksom på innleveringsfristen. Selvfølgelig vil du forhindre at brevet ditt kommer for sent eller ikke blir behandlet. Dette vil gi et dårlig inntrykk av kandidaten eller hindre ham eller henne i å få drømmejobben eller bli tatt opp til ønsket utdanning.

Advarsler

Vær positiv og prøv å ikke nevne noen svakheter eller andre mindre gode egenskaper som kandidaten kan ha.
Hvis du ikke tror du er i stand til å si nok positive ting om kandidaten, er det bedre å ikke akseptere forespørselen om å skrive hans eller hennes anbefalingsbrev.
Glem aldri at ved å skrive et anbefalingsbrev, setter du faktisk ditt eget rykte på spill. Det er derfor bedre å ikke gjøre det hvis du ikke har full tillit til hans eller hennes egnethet for jobben han eller hun søker på.
Ikke oppgi i brevet kjønn, opprinnelse eller alder på kandidaten, om kandidaten har en funksjonshemming, eller annen informasjon knyttet til kandidatens fysiske eller kulturelle situasjon. Dette er egenskaper som mottakeren av brevet ditt ikke bør vurdere når han bestemmer seg for å ansette eller ta opp kandidaten.