Hvordan lage en enkel pengebok i Microsoft Excel (med bilder)

Innhold

Trinn

Det er nyttig å holde oversikt over betalingsaktiviteten din i en elektronisk kassebok som du kan opprette ved hjelp av Microsoft Excel. Du kan tilpasse hovedboken din for å kategorisere utgifter slik at du kan spore hvor pengene dine går, og lage en formel som holder en løpende balanse over hvor mye penger som er på kontoen din. Ikke bare er dette et nyttig prosjekt, men det er enkelt nok til at nybegynnere kan bruke det til å lære noe av det grunnleggende om bruk av Excel.

Trinn

Del 1 av 5: Opprette kolonner

1. Bli kjent med Excel. Excel er et regnearkprogram som lar brukere administrere data og utføre beregninger med formler. Excel-regneark er organisert etter rader og kolonner.

Du kan installere en desktopversjon av Excel på din Mac eller PC. Eller du kan bruke en gratis nettapp for smarttelefonen, nettbrettet eller datamaskinen. Hver av disse versjonene fungerer litt annerledes.
Excel har eksistert i mange år og hvert år slipper Microsoft en ny, oppdatert versjon. Hver av disse versjonene fungerer også litt annerledes.
I Excel vises rader horisontalt og sortert etter nummer. Kolonner løper vertikalt og er angitt med bokstaver. Enhver boks der en rad og kolonne krysser hverandre kalles en celle. Cellen har navnet på raden og kolonnen. For eksempel kalles en celle i den femte raden i kolonne D D5 (kolonne D, rad 5).
Forstå forskjellen mellom et regneark og en arbeidsbok i Excel. Et regneark er et enkelt regneark. En arbeidsbok er en Excel-fil som inneholder ett eller flere regneark. Hvert regneark i en Excel-arbeidsbok er på en egen fane. Som standard har nye Excel-arbeidsbøker tre faner. Du kan legge til flere om nødvendig.
For å lage en enkel kassebok trenger du bare én fane.
For å lage en funksjon for å kategorisere utgifter i et hakeregister, bruk to faner.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 2

2. Åpne et tomt Excel-regneark. Hvordan du åpner regnearket avhenger av hvilken type datamaskin og operativsystem du bruker.

På en PC med et operativsystem eldre enn Windows 7, klikk på startmenyen nederst til venstre på skrivebordet. Klikk på Programmer fra hurtigmenyen. I den neste hurtigmenyen klikker du på Microsoft Office. Klikk deretter på Microsoft Office Excel. På dette tidspunktet har du et tomt Excel-regneark på skrivebordet.

På en PC med Windows 7 eller nyere klikker du på Windows-ikonet nederst til venstre på skjermen. Klikk deretter Microsoft Excel-flisen for å åpne Excel. Du vil se en side med de siste filene dine til venstre og malalternativer for nye dokumenter til høyre. Klikk på det første malalternativet, tom arbeidsbok, for å åpne et nytt Excel-regneark.

For å åpne Excel på en Mac, klikk på Excel i dokken. Klikk på "Fil" i menylinjen. Klikk på `Åpne` og deretter på `Ny`. Dette tar deg til et nytt tomt regneark.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 3

3. Lag kolonneetiketter. Bruk etiketter du finner i et vanlig papirsjekkhefteregister. Opprett kolonner for dato, sjekknummer, betalingsmottaker og beskrivelse eller notat. Lag deretter kolonner for debet (som er betalinger eller uttak), kreditter (som er innskudd) og den nye saldoen.

Skriv inn ordet "DATE" i celle B1 (kolonne B, rad 1). Her skriver du inn datoen for transaksjonen.

Flytt én celle til høyre til celle C1 (kolonne C, rad 1). Skriv "ITEM #". Her skriver du inn sjekknummer eller transaksjonstype, for eksempel `minibank` eller `innskudd`.

Flytt én celle til høyre til celle D1 (kolonne D, rad 1). Skriv "MOTAKTER". Dette er personen som en sjekk er utbetalt til eller penger er utbetalt.

Flytt én celle til høyre til celle E1 (kolonne E, rad 1). Skriv `BESKRIVELSE`. Registrer alle detaljene du vil huske om transaksjonen.

Flytt én celle til høyre til celle F1 (kolonne F, rad 1). Skriv `DEBIT.` Her registrerer du penger som forlater kontoen din, også kalt utstrøm.

Flytt én celle til høyre til celle G1 (kolonne G, rad 1). Skriv "UTGIFTER KATEGORI". Du lar dette stå tomt for nå. Alternativer for denne kolonnen vil bli opprettet i et senere trinn.

Flytt én celle til høyre til celle H1 (kolonne H, rad 1). Skriv `KREDITT`. Her registrerer du penger som kommer inn på kontoen din, også kalt tilførsel.

Flytt én celle til høyre til celle J1 (kolonne J, rad 1). Skriv «INNTEKTESKATEGORI». Som med kolonnen "Utgiftskategori", vil alternativene for denne kolonnen bli opprettet i et senere trinn.

Flytt én celle til høyre til celle K1 (kolonne K, rad 1). Skriv "BALANCE". Dette er gjeldende beløp på kontoen din etter at alle transaksjoner er registrert.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkbokregister med Microsoft Excel Trinn 4

4. Formater kolonneetiketter. Hvis du vil gjøre kolonneetikettene enkle å lese, formaterer du dem til fet skrift og gir raden med registeretiketter en annen bakgrunnsfarge. For å gjøre dette, velg først celleområdet du vil formatere. Velg deretter formateringsalternativene.

Finn formateringsalternativene i `START`-fanen på verktøylinjebåndet. Når du åpner en ny arbeidsbok, er `START`-fanen åpen som standard.

Velg celle B1 (DATO) og dra markøren over alle etikettene opp til celle K1 (BALANSE).

Øverst til venstre på verktøylinjen klikker du på "B" for det fete formateringsalternativet.

For å endre bakgrunnsfargen, klikk på malingsbøtteikonet for å se paletten der du kan velge bakgrunnsfarge.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 5

5. Endre størrelsen på noen kolonner. Standardstørrelsen på noen kolonner er sannsynligvis for liten til å inneholde dataene du vil legge inn i dem. For eksempel kan kolonnene "MOTAKTER" og "BESKRIVELSE" inneholde lange navn eller lange notater. Kolonne A, som ikke inneholder data og bare er et tomt rom, må også være veldig smal.

Klikk på overskriften for kolonne A for å velge hele kolonnen. Øverst til høyre på verktøylinjen i START-båndet klikker du på FORMAT-knappen. Klikk på "Kolonnebredde" fra rullegardinmenyen. Skriv inn nummer 2 og klikk "OK". Kolonne A er nå veldig smal.

Utvid kolonne D, `RECEIVER`. Velg kolonne D ved å klikke på overskriften. Flytt markøren over grensen mellom kolonnene D og E. Markøren endres fra pilen til markøren for endring av størrelse. Størrelsesmarkøren ser ut som et kryss med piler. Når du ser markøren for endring av størrelse, venstreklikk og dra til høyre for å gjøre kolonnen så bred du vil.

Gjenta samme prosedyre for å utvide kolonne E, `BESKRIVELSE`.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 6

6. Sentrer registreringsetikettene. Velg hele første rad ved å venstreklikke på nummer 1 på venstre kant av siden. Øverst til venstre på verktøylinjen på "START"-båndet klikker du på formatknappen "midt". Denne handlingen vil sentrere alle data i de valgte cellene. Du vil legge merke til at kolonneetikettene nå er sentrert i cellene.

Del 2 av 5: Formatering av cellene

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 7

1. Skriv inn noen testdata. For å se formateringsendringene du gjør, skriv inn fire rader med data i cellene. Begynn med åpningsbalansen, og skriv deretter inn tre handler til.

I celle B2 legger du til en dato for åpningsbalansen, for eksempel 27/9/15. Skriv inn "Åpningssaldo" i celle D2, som er kolonnen for "MOTAKTER". I celle K2 skriver du "SALDO", beløpet du har på kontoen din på datoen du skrev inn i celle B2.
Legg til tre transaksjoner til. Prøv en kombinasjon av debet (som sjekker skrevet eller kontantuttak) og kreditter (som innskudd).
Legg merke til den inkonsekvente formateringen av tallene i cellene. Datokolonnen kan ha formatet "29/9/2015" eller "27. september". Kolonnene der du skrev inn dollarbeløp kan ha feil antall desimaler. Formatering vil rydde opp i alt dette.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 8

2. Formater datoene. La denne kolonnen vise datoene på en konsistent måte. Excel tilbyr flere alternativer for formatering av datoen. Velg alternativet du foretrekker.

Klikk på overskriften for kolonne B, `DATO`. Dette velger hele kolonnen.

Høyreklikk på kolonnen og velg "Formater celler". Vinduet "Formater celler" vises.

Velg fanen "Nummer". Velg "Dato" under "Kategori". Velg ønsket format for datoen og klikk "OK" i nedre høyre hjørne av vinduet.

Mens denne kolonnen fortsatt er uthevet, sentrer dataene i disse cellene ved å klikke på "senter"-ikonet øverst til venstre på verktøylinjen i "START"-båndet.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkbokregister med Microsoft Excel Trinn 9

3. Formater kolonnen «ITEM #». Dataene i denne kolonnen må være sentrert. Velg alle kolonner C ved å klikke på kolonneoverskriften. Klikk på "midt"-ikonet. Legg merke til testdataene du skrev inn i denne kolonnen. Det må være sentrert i cellene.

Sjekk formateringen for kolonnene D og E, `MOTTAKAR` og `BESKRIVELSE`. Excel formaterer celler som standard, slik at data blir venstrejustert. Dette burde fungere bra for disse kolonnene. Dobbeltsjekk størrelsen på kolonnene. Nå som du har noen data i disse cellene, juster kolonnebredden for å gjøre kolonnene bredere eller smalere om nødvendig.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 10

4. Formater valutaen i kolonnene F, H og K, `DEBIT`, `KREDITT` og `SALDO`. Valutaen må ha 2 desimaler. Du kan velge å vise dollartegnet hvis du vil. Du kan også få kostnadene dine vist med rød skrift hvis du ønsker det.

Velg kolonne F. Høyreklikk på kolonnen og velg "Formater celler". Vinduet "Formater celler" vises. Velg "Regnskap" fra fanen "Nummer". `Velg `2` i `Desimaler`-alternativet. Velg dollartegnet i "Symbol"-alternativet.

Gjenta for kolonnene H og K.

For å gjøre debetene dine røde, klikk på overskriften for kolonne F for å velge hele kolonnen. Høyreklikk på kolonnen og velg "Formater celler". Når vinduet "Formater celler" vises, velg fanen "Skrift". På denne fanen klikker du på nedoverpilen ved siden av alternativet "Farge". Klikk på rødt i paletten.

Del 3 av 5: Lage formler

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 11

1. Lag en formel for å beregne en gjeldende saldo. Sett inn en formel i kolonne K som utfører beregningen av gjeldende saldo. Merk at du ikke trengte en formel i celle K2. Det er her du skrev inn åpningsbalansen.

Klikk på celle K3. Klikk nå på formellinjen øverst i regnearket. Her skriver du inn formelen som forteller cellene å utføre en beregning. Skriv inn formelen =SUM(K2-F3+H3). Dette instruerer regnearket om å ta vår åpningssaldo (celle K2) og trekke fra en debet hvis den eksisterer (celle F3) og legge til en kreditt hvis en finnes (celle H3).
Anta at åpningssaldoen din var $200 og din første oppføring var en sjekk du skrev på $35,00. €35,00 er registrert som en debet i celle F3. Formelen du skrev inn i celle H3 tar åpningsbalansen og trekker avskrivningen, og etterlater deg med en saldo på $165,00.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 12

2. Kopier formelen. Velg celle K3. Høyreklikk og velg `Kopier`. Velg cellene K4 og K5. Høyreklikk og velg "Lim inn". Formelen er nå kopiert til disse cellene. Du kan se at løpende saldo er beregnet i kolonne K for alle radene med testdata du har lagt inn.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 13

3. Lag en betinget formel for å rense gjeldende saldokolonne. Du kan kopiere formelen ovenfor til celle K6. Men siden du ikke har lagt inn noen data i denne raden, vil den løpende saldoen til celle K5 også vises i celle K6. For å rydde opp i dette, lag en betinget formel som lar cellen stå tom hvis ingen transaksjoner er angitt, men viser en saldo når de legges inn.

I celle K6 skriver du inn formelen =HVIS(ISBLANK(B6),``,SUM(K5-F6+H6)). Dette forteller Excel at hvis celle B6 i `DATO`-kolonnen er tom, må celle H6 være tom. Men hvis celle B6 ikke er tom, bør saldoen beregnes.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 14

4. Utvid formelen med Autofyll. Autofyll-funksjonen fyller automatisk ut formler i tilstøtende celler, slik at du ikke trenger å angi "BALANSE"-formelen på nytt hver gang.

Finn Autofyll-alternativet i den aktive cellen. Dette er den lille, mørke firkanten i nedre høyre hjørne av den aktive cellen. Hold markøren over den og markøren endres til Autofyll-markøren, som ser ut som et tynt plusstegn.

Klikk på celle K6. Hold markøren over Autofyll-alternativet og markøren endres til det tynne plusstegnet. Venstreklikk og hold Autofyll-alternativet. Dra markøren til celle K100 (kolonne K, rad 100).

Formelen er nå kopiert til alle cellene i kolonne K til og med rad 100. Rad- og kolonnenumrene i hver celle justeres automatisk slik at formelen beregner riktig.

Del 4 av 5: Legge til kategorier

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 15

1. Kategoriser transaksjoner. Opprett kategorier av transaksjoner for å spore hvordan du bruker pengene dine og inntektstypene. Kategorier kan være relatert til inntektsskatt, for eksempel eiendomsskatt eller veldedige formål. Du kan også bruke kategoriene til å lage diagrammer for enkelt å visualisere den økonomiske aktiviteten på kontoen din.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 16

2. Opprett en "Kategorier"-fane. Det er her du lagrer alle potensielle inntekts- og utgiftskategorier for din kassebok. Gi nytt navn til en av kategoriene i arbeidsboken "Kategorier". Dobbeltklikk på gjeldende fanetittel for å markere navnet. Det nåværende navnet er noe sånt som "ark2" eller "ark3". Når navnet på arket er uthevet, kan du skrive inn det nye navnet på fanen. Skriv "Kategorier".

I celle B4 skriver du inn ordet "Kategorier". Formater cellen slik at den er fet og endre justeringen i midten.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 17

3. Lag inntektskategorier. I celle B5 skriver du "*** Inntekt ***". Tenk på alle inntektskategoriene du har eller kan bruke i fremtiden. Skriv inn alle inntektskategoriene dine i celle B6 og fortsett nedover.

Den vanligste inntektskategorien er "lønn". Du kan trenge flere lønnskarakterer hvis du har mer enn én jobb.

Andre inntektskategorier du kanskje vil inkludere avhenger av dine økonomiske forhold. Hvis du eier aksjer, opprett en kategori for "Dividende". Hvis du mottar barnetrygd, oppretter du en kategori for det. Andre kategorier å legge til er `Renteinntekter`, `Gaver` og `Diverse`.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 18

4. Lag utgiftskategorier. La en celle være tom under din siste inntektskategori. Flytt ned én celle og skriv "*** Utgifter ***". Angi alle utgiftskategorier under denne seksjonsoverskriften.

Vær så bred eller smal du vil med utgiftskategoriene dine. Kostnadskategorier kan være `boliglån`, `leie`, `forsikring`, `bilbetaling`, `gass`, `elektrisitet`, `telefon` og `underholdning`.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 19

5. Navngi celleområdet som inneholder kategoriene dine. Velg celle B5. Fremhev fra celle B5 hele veien ned gjennom alle inntekts- og utgiftskategoriene dine. Finn cellenavnboksen øverst til venstre i vinduet. Det er til venstre for formelboksen. Det står `B5` som er navnet på den første cellen i det uthevede området. Klikk på cellenavn-boksen og skriv "Kategorier". Navngir celleområdet slik at du kan bruke det i kasseboken.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 20

6. Bruk utgifts- og inntektskategoriene i kasseboken. Gå tilbake til fanen der du opprettet kasseboken. Du vil nå legge til rullegardinmenyer i kolonnene "UTKOSTNINGSKATEGORI" og "INNTEKTESKATEGORI" du opprettet.

Velg celle G2 på kontrollregisterfanen. Dette er den første cellen i kolonnen "UTGIFTERSKATEGORI".

Fra verktøylinjen velger du "DATA"-båndet. Klikk på `Datavalidering`-knappen. Velg "Datavalidering" fra rullegardinmenyen. Dette vil åpne `Datavalidering`-vinduet.

I fanen "Innstillinger" i vinduet "Datavalidering" ser du etter avmerkingsboksen "Tillat". Klikk på pil ned og velg "Liste". Under `Kilde` skriver du inn `= Kategorier`. Klikk OK.

Du vil nå se en liten pil ved siden av celle G2. Klikk på pilen for å se listen over kategorier. Klikk på den aktuelle kategorien for transaksjonen i den raden.

Bruk Autofyll og kopier formelen fra celle G2 helt ned til celle G100.

Gå til celle J2 for å gjenta prosessen i kolonnen `INNTEKTESKATEGORI`.

Del 5 av 5: Beskytt kasseboken din

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkbokregister med Microsoft Excel Trinn 21

1. Lås cellene med formler og beskytt regnearket. Beskyttelse av regnearket betyr at data i låste celler ikke kan overskrives. På denne måten hvordan ikke bekymre deg for at saldofremdriften er beregnet feil fordi formelen ble endret ved en feiltakelse. Du kan også opprette et passord for å beskytte hovedboken din ytterligere mot andre brukere. Bare sørg for at det er noe som er lett å huske, eller skriv det ned på et trygt sted; hvis du glemmer passordet vil du ikke få tilgang til regnearket.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 22

2. Lås opp celler. Når et regneark er beskyttet, er alle celler låst som standard. Så til å begynne med må du låse opp cellene der data legges inn selv etter at regnearket er beskyttet.

Velg cellene B2 til J100. Dette er alle cellene i alle kolonnene i kassaboken bortsett fra den siste kolonnen, K, kolonnen `BALANSE`. Du bør kunne legge inn data i disse cellene selv etter at regnearket er beskyttet.

Høyreklikk innenfor det valgte celleområdet. Velg "Formater celler".

Velg kategorien "Beskyttelse" i vinduet "Formater celler". Fjern merket for "Låst" og klikk OK.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkbokregister med Microsoft Excel Trinn 23

3. Aktiver `Beskyttelse` for regnearket. Når `Beskyttelse` er aktivert, betyr det at alle celler som er låst, inkludert cellene i kolonne K, `BALANCE` ikke kan overskrives.

Gå til "SJEKK"-båndet på verktøylinjen. Klikk på "Beskytt ark". Vinduet `Beskytt ark` vises.

Hvis du vil passordbeskytte regnearket ditt, legg det til her. Hvis ikke, la dette feltet stå tomt.

Klikk OK. Din pengebok er nå beskyttet.

Bilde med tittelen Opprett et enkelt sjekkhefteregister med Microsoft Excel Trinn 24

4. Opphev beskyttelsen av regnearket for å endre låste celler. Hvis du bestemmer deg for å endre formler i låste celler, kan du reversere denne prosessen. Gå til "SJEKK"-båndet på verktøylinjen. Klikk på "Opphev beskyttelse". `Unprotect`-vinduet vises. Klikk OK.