Gruppering av data i excel: 13 trinn (med bilder)

Innhold

Trinn
- Metode1 av 2:Automatisk oppsummering
- Metode 2 av 2: Gruppere data manuelt
Tips
Advarsler

Excel har noen svært nyttige funksjoner, hvis du vet hvor du finner dem. De enkleste å lære er gruppering og oversikt, som hjelper deg med å minimere store datamengder og gjør det enklere å håndtere komplekse regneark. Utfør følgende trinn for å dra nytte av datagruppering i både nyere og eldre versjoner av Excel.

Trinn

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 1

1. Åpne filen du vil jobbe med. Gruppering er veldig nyttig for å gjøre store tabeller mer håndterbare i størrelse og presentasjon, men for enkelhets skyld vil vi bruke et lite regneark for denne demonstrasjonen.

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 2

2. Gå til Fakta. I nyere versjoner av Excel er dette en del av båndet. Hvis du har en eldre versjon, klikk på den Datoer nedtrekksmenyen.

Metode1 av 2:Automatisk oppsummering

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 3

1. Gå til Fakta > gruppe > AutoOverview. I eldre versjoner av Excel, gå til Datoer > Oversikt > AutoOverview.

Ved gruppering ser Excel etter data som er i logiske enheter (f.eks. overskrifter i begynnelsen og formeltotaler på slutten), velg dem og gir deg muligheten til å minimere dem. Hvis Excel indikerer at en automatisk oversikt ikke kunne opprettes, dette er fordi det ikke er noen formler i regnearket. I så fall må du gruppere dataene manuelt (se Gruppere data manuelt).

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 4

2. Se den automatiske oversikten over regnearket ditt. Avhengig av kompleksiteten og oppsettet til regnearket ditt, vil du finne at de enkelte delene av dataene dine er delt inn i grupper, angitt med firkantede parenteser til venstre og øverst i celleområdet ditt. Eksempelarbeidsarket er veldig enkelt og er bare gruppert på ett sted.

I eksempeloversikten blir dataene mellom den første raden (overskriften) og de to siste radene (som inneholder begge formlene) automatisk gruppert. Celle B7, for eksempel, inneholder en SUM-formel.

Klikk på [–]-knappen for å minimere en datagruppe.

Se på dataene som gjenstår. Dette er vanligvis viktig informasjon som gir regnearkbrukeren muligheten til å gå dypere inn i detaljene, noe som gjør regnearket lettere å se gjennom.

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 5

3. Fjern den automatiske oversikten hvis du vil. Hvis Excel har feiltolket enkelte data og du ikke er fornøyd med resultatene, kan du slette oversikten igjen ved å gå til Fakta > avgruppere (eller Oversikt) og så Tydelig oversikt å velge; fra dette punktet kan du manuelt gruppere og fjerne gruppering av data (se metode nedenfor).Hvis den automatiske oversikten bare trenger noen få endringer, kan du spare tid ved å gjøre små justeringer.

Metode 2 av 2: Gruppere data manuelt

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 6

1. Velg cellene du vil minimere. I dette tilfellet ønsker vi bare å vise overskriftene og totalsummen etter å ha minimert dataene, så vi velger alt i mellom.

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 7

2. Gå til Fakta > gruppe > gruppe. For eldre versjoner av Excel, gå til Datoer > Oversikt > gruppe.

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 8

3. Velg når du blir bedt om det Rader eller Kolonner. I dette eksemplet ønsker vi å kollapse dataene vertikalt, så vi velger Rader.

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 9

4. Se delen av dataene som er gruppert. Den er nå merket med en firkantet parentes langs venstre eller toppen av cellene.

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 10

5. Klikk på [-]-knappen for å minimere.

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 11

6. Velg og grupper andre seksjoner hvis ønskelig. Utvid gjeldende valg om nødvendig (ved å trykke [+]), gjenta deretter trinn 1 til 4 for å opprette nye grupper. I dette eksemplet skal vi lage en ny undergruppe i den første gruppen, uten delsummene, så vi velger alle cellene mellom overskriftene og delsummene.

Se på delen av dataene som er gruppert.

Minimer den nye gruppen og legg merke til forskjellen i visningen.

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 12

7. Slik fjerner du grupperingen av en seksjon: velg denne delen med Shift-tasten og gå til Fakta > avgruppere > avgruppere. I eldre versjoner av Excel, gå til Datoer > Oversikt > Del grupperingen

Bilde med tittelen Group and Outline Excel Data Step 13

8. Å oppgruppere alt gå til Fakta > avgruppere (eller Oversikt) > Del grupperingen.

Tips

Ofte fungerer ikke AutoOverview-funksjonen akkurat som du ønsker. Manuell oversikt - det vil si å lage en rekke grupper - er noen ganger enklere og mer fokusert på dataene fra regnearket ditt.

Du kan ikke bruke denne funksjonen hvis regnearket er delt.

Advarsler

Bruk gruppe ikke hvis du vil lagre excel-filen som html-side.
Bruk gruppe ikke hvis du vil beskytte regnearket; brukeren vil ikke kunne skjule eller skjule radene!