Gratis trinnvis instruksjoner 
Språk eller regionale forskjeller kan forårsake feilkommunikasjon. Når folk prøver å bruke sarkasme eller humor i en e-post, blir det ofte misforstått som uhøflighet. 
Du kan da svare med: `Alle rapportene mine er ferdige bortsett fra den som skal leveres i morgen. Trenger et utkast til et prosjekt i dag?` Ikke be om en forklaring på hva de betyr og ikke vær skarp. For eksempel, ikke spør: `Hva betyr dette??` eller `Hva mener du med dette??` 
Si: "Jeg har tenkt på prosjektet igjen og tenkte det ville være lettere å snakke med deg om det personlig. Har du et øyeblikk?` Du kan også si: "E-posten din antydet at spesifikasjonene burde vært klare nå, men fristen som jeg har fått indikerer at det ikke er før neste uke.". Arbeider jeg med feil timeplan?` 
Ikke vær sløv i svaret ditt, da det kan høres frekt ut. 
Etter at du har skrevet svaret ditt, legg det til side i omtrent en time. Hvis du vet at du skrev av følelser, gå videre til en annen oppgave til du har roet deg litt ned. Legg til e-postadressen sist for å unngå å sende e-posten ved en feiltakelse. 
Velg et arbeidsrelatert emne å fokusere på. 
For eksempel, hvis den frekke e-posten spurte om statusen til en rapport, kan du si «Takk for at du sjekket. Jeg mottok de nye dataene i morges, så jeg oppdaterer rapporten min. Den nye rapporten vil foreligge i ettermiddag.` Dette holder fokuset til responsen på arbeidet som er tildelt deg og fremdriften til prosjektet ditt, ikke på svaret ditt til din frekke kollega. 
Ikke beskyld den andre for uhøflig oppførsel. Hold følelsene dine unna e-post. Før du trykker på send, spør deg selv om du forsvarer deg selv i noen del av e-posten. 
Når du bestemmer deg for hvem du skal rapportere dette til, tenk på situasjonen på kontoret ditt. For eksempel, hvis lederen din har et godt forhold til den krenkende personen, er det best å gå til HR-avdelingen. 
Å rapportere uhøflige e-post(er) til HR er den eneste måten lederens oppførsel overfor deg kan adresseres på hvis den fortsetter. Du må bygge en fil fra e-postene.
Svare på frekke e-poster
Innhold
Å motta frekke e-poster på jobben kan være vanskelig å håndtere. Selv om det kan være fristende å reagere hardt når du føler at noen er frekke mot deg, må du opprettholde en profesjonell oppførsel. Før du svarer – enten det er via e-post eller personlig – ta et øyeblikk til å ta noen dype åndedrag, fortell tydelig intensjonen med svaret ditt, og formuler hva du vil si.
Trinn
Del 1 av 3: Forstå avsenderens hensikt
1. Bestem om det er verdt tiden din og energien din. Det er fristende å svare med en gang, men prøv å roe deg ned først ved å ta noen dype åndedrag. Spør deg selv om e-posten virkelig fortjener oppmerksomheten din. Selv om du kan føle deg fornærmet, ikke la denne personen diktere hvordan du føler deg eller hvordan resten av dagen vil gå.
- Konsentrer deg om det som er riktig for deg.
- Spør deg selv: `Hva vil jeg oppnå med dette? Hva vil skje hvis jeg konfronterer denne personen? Hva vil skje hvis jeg ikke gjør det?`
2. Unngå antagelser. Vi kommuniserer på forskjellige måter, og skriving er ikke alles sterkeste ferdighet. Det en person synes er et profesjonelt, direkte utsagn kan fremstå som frekk eller uhøflig for en annen. Ikke anta umiddelbart at personen mener det frekt.
3. Spør avsenderen om mer informasjon. Svar ved å be om mer informasjon, med henvisning til de spesifikke kommentarene du ønsker avklart. Noen ganger er frekke meldinger bare dårlig formulert. For eksempel kan kollegaen din ha sendt deg en melding som lyder: "Jeg håper du har tid i dag til å få rapportene ferdige.".`
4. Snakk med avsenderen. Ved å snakke med personen kan du bedre høre tonen i ordene deres. Gå til arbeidsplassen deres eller ring personen for å diskutere delt arbeid eller emner relatert til e-posten. Be så om en forklaring på de butte kommentarene i e-posten.
Del 2 av 3: Skrive et svar
1. Ikke svar hvis det ikke kreves svar. Hvis e-posten ikke krever svar, er ikke svar det beste alternativet. Vennligst vurder å ikke svare hvis du mottar e-poster som ikke gir mening og ikke krever din oppmerksomhet.
- For eksempel kan kolleger noen ganger gjøre antakelser om arbeidsvanene dine. Ikke svar på en e-post som «Det må være hyggelig å ha ekstra lange lunsjer» eller «Alle vet at møtene dine egentlig ikke varer hele ettermiddagen».Så lenge lederen din vet sannheten, kan du holde deg unna kontordrama.
2. Hold deg profesjonell. Hvis det er behov for svar, bør tonen være profesjonell, selv om avsenderen ikke var profesjonell. Les e-posten din høyt før du sender den for å sikre at den høres profesjonell ut og ikke frekk eller emosjonell.
3. Ta deg tid til å skrive svaret. Svaret ditt skal være rolig og profesjonelt, så ikke forhast deg. De fleste e-poster er ikke tidssensitive, så du kan bruke hele dagen på å svare på dem hvis du ønsker det.
4. Hold meldingen kort og enkel. Ikke prøv å svare på alt, og ikke gi et langt personlig forsvar. Hvis du vil knuse den uhøflige oppførselen, sørg for at du holder e-posten fokusert på arbeidsrelaterte emner.
5. Hold deg til fakta og ikke utdyb. For å sikre at e-posten din er profesjonell, diskuter kun fakta. Fakta inkluderer spesifikke ting som hvilket arbeid som ble tildelt og fullført, forfallsdatoer, tidslinjer, data og relaterte emner.
6. Ikke la følelser gå gjennom svaret ditt. Det er fristende å svare defensivt eller frekt på en støtende e-post, men det vil bare gjøre situasjonen verre. I stedet bør du oppføre deg profesjonelt.
Del 3 av 3: Få ekstra støtte
1. Rapporter støtende språk eller et personlig angrep. Hvis e-posten inneholder trusler eller et personlig angrep, bør du ta en kopi og diskutere saken med din leder og HR. Sørg for at hendelsen er dokumentert av din arbeidsplass og be om en undersøkelse.
- Fortell oss hvis du tror innholdet i e-posten skaper et fiendtlig arbeidsmiljø.
2. Fortell når uhøflighet blir til skremsel. Hold styr på hver gang en hendelse inntreffer for å demonstrere et atferdsmønster. Hvis du mottar hyppige uhøflige e-poster som påvirker arbeidsmiljøet ditt, ta med sjefen eller HR-avdelingen din oversikt over disse e-postene dine. Ta med kopier av e-postene for å vise hva du mener.
3. Snakk med HR hvis lederen din sender deg en frekk e-post. Denne avdelingen, eller lederens overordnede, kan hjelpe deg hvis lederen din er avsender av en frekk e-post. Før du rapporterer hendelsen, bør du kunne forklare hvorfor du synes e-posten er frekk. Avhengig av hva som er sagt, kan du bli bedt om å fylle ut en rapport om hendelsen, bli bedt om å møte en mekler eller bli overført til en annen avdeling.
Tips
- Hvis avsenderen er noen med en historie med frekke e-poster, husk det når du nærmer deg e-posten.
- Hvis du vil skrive bort sinnet ditt, gjør det i en tom e-post eller et Word-dokument. På den måten kan du slette den og ikke trykke send ved et uhell.
- Foreslå at arbeidsplassen din tar en økt om e-postetikette. Hvis ingen vet hvordan man underviser i et slikt kurs, be om å få ansatt noen som kan gjøre det; dette kan også være et tegn på at slik opplæring er nødvendig.
- En måte å håndtere en medarbeider som konsekvent sender frekke e-poster, er å sende den til sjefen din eller en annen relevant kollega hver gang du svarer.
- E-post er vanskelig, selv for en profesjonell, så husk at det ikke alltid er mulig å formidle følelser og intensjoner på riktig måte via en e-post.
Advarsler
- Noen mennesker er tikkende bomber og kan rette sinnet mot deg hvis du reagerer frekt. Vær høflig og profesjonell, og hvis du har spørsmål eller bekymringer, snakk med sjefen din eller personalavdelingen.
- Alt injurierende, fornærmende, trakasserende, ærekrenkende, rasistisk eller fornærmende i en e-post kan rapporteres. E-post anses som offentlig i de fleste jurisdiksjoner og kan utsette virksomheten din for juridiske tvister. En person som sender slike e-poster kan forvente disiplinære tiltak og til og med oppsigelse. Hvis du er bekymret for at e-posten inneholder slikt støtende innhold, vennligst snakk med sjefen din eller HR for ytterligere råd, eller din juridiske representant hvis du ikke ønsker å diskutere dette med arbeidsplassen.
Artikler om emnet "Svare på frekke e-poster"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
