Gratis trinnvis instruksjoner 
Dette trinnet virker åpenbart, men det blir ofte glemt av innringere. Hvis du har en spesifikk stillingstittel eller beskrivelse av deg selv som kan være nyttig for mottakeren for oppfølgingsintervjuet, vennligst inkluder den etter navnet ditt. For eksempel "Jeg heter Dr. Versluis, radiolog ved universitetssykehuset i Amsterdam` eller `Dette er Ariane Janssens, Chloës mor som er i klasse med datteren din`. 
En enkel måte å inkludere telefonnummeret ditt i begynnelsen av en melding er å si noe sånt som "Dette er (navnet ditt), nummeret mitt er (telefonnummeret ditt)" eller "jeg heter (navnet) og jeg ringer ( nummer )`. Til tross for at oppringer-ID-funksjoner er allestedsnærværende, anbefales det alltid å legge igjen telefonnummeret ditt i tilfelle personen som skal ringe deg ikke har lagret nummeret ditt eller i tilfelle du ber om å ringe tilbake til et annet nummer. 
Prøv å legge til en kort introduksjon som vekker lytterens interesse, for eksempel "Jeg fikk nummeret ditt fra Patrick, som fortalte meg at du vurderer å selge båten din.".’ Selv om du ikke foretar en forretningssamtale, er det viktig å finne et tilkoblingspunkt for å berolige mottakeren. "Dette er Bob, naboen din rett overfor deg" er mer personlig enn "Dette er Bob Vermeersch". 
På den annen side kan en for kort talepostmelding få mottakeren til å føle at den ikke er viktig, slik at de kan slette den uten å høre på den. Dette gjelder spesielt når du ringer fra et privat nummer. Hensikten med å legge igjen en talepost er å få noen til å ringe tilbake. Det er ikke meningen å gi all informasjon, da det var intensjonen med telefonsamtalen. 
Du har ikke mye tid til å få frem poenget ditt. Hvis du ikke er straight, vil lytteren slette meldingen før han eller hun har hørt den avgjørende informasjonen. Det er bedre å bringe dårlige nyheter som "pappa er på sykehuset" rett frem. Bruk resten av budskapet til å trøste og forklare. Det er i hvert fall bedre enn å unngå emnet og la lytteren bekymre seg. 
Når du høres ut som om du leser et manus, vil lytteren føle at du bare tar en ny telefonsamtale fordi du må. 
Å nevne telefonnummeret ditt mer enn to ganger på slutten av en telefonsamtale er overdreven og vil sannsynligvis bli tolket som uhøflig. Ikke bekymre deg for dette trinnet hvis det er en hverdagsmelding til en venn eller et familiemedlem. 
Å avslutte vennlig med noe som «Gleder meg til å høre fra deg» er varmere og derfor mer effektivt enn generiske, kommersielle fraser som «Ha en fin dag.’ Du har ikke lov til å oppsummere eller oppsummere meldingen din på slutten. Hvis mottakeren trenger å høre en bestemt detalj igjen, kan de spille av meldingen på nytt senere.
Legg igjen den perfekte talepostmeldingen
Innhold
Hvis jobben din ofte krever at du ringer kunder, er sjansen stor for at du ofte må legge igjen en telefonsvarer. Men hva skal du egentlig si etter pipetonen? Det kan være nervepirrende å huske all relevant informasjon du trenger for å kommunisere, noe som betyr at viktige detaljer kanskje ikke blir sagt. Ved å bruke et talepostsystem trenger du aldri å forlate forvirrede og improviserte taleposter igjen. Ved å raskt gå gjennom en sjekkliste i hodet ditt kan du sikre at du har gitt all nødvendig informasjon og at du har større sjanse for å få en oppringning tilbake.
Trinn
Del 1 av 3: Identifiser deg selv
1. Bruk riktig intonasjon. Fra det øyeblikket innspillingen av meldingen din starter, må du snakke tydelig og forståelig. Prøv å ikke mumle eller snakke for fort. Gjør ditt beste for å virke interessert og munter for å fange lytterens oppmerksomhet. Selv om mottakeren ikke kan se deg, vil din generelle intonasjon bli fanget opp av telefonen, så sørg for at du formidler den riktige.
- Artikuler alt du sier. Dårlig mottak kan forvrenge stemmen din og føre til at du faller fra. Selv en vanlig talestemme kan høres ut som en mumling over telefonen.
- Stemmen din bør stemme overens med typen telefonsamtale du foretar. For eksempel er det greit å høres blid ut når du legger igjen en talepost for å gratulere nevøen din med uteksaminering fra videregående. Men hvis du ønsker å uttrykke dine kondolanser til en sørgende venn, må du sørge for at stemmen din er høytidelig og respektfull.
2. Nevn navnet ditt. Det første du må gjøre er å nevne navnet ditt. På denne måten vil personen som ringer deg umiddelbart vite hvem han eller hun har å gjøre med. Et enkelt "dette er (navnet ditt)" er tilstrekkelig for de fleste situasjoner. Hvis du ikke har møtt noen ennå, kan du velge "mitt navn er (ditt fulle navn)". Venner og slektninger vil kjenne deg igjen uten å måtte identifisere deg. Hvis det er en forretningssamtale, vil den andre personen umiddelbart ha et navn som kan knyttes til stemmen og meldingen, noe som kanskje muliggjør en mer personlig form for kommunikasjon.
3. Legg igjen telefonnummeret ditt. Vennligst oppgi telefonnummeret ditt umiddelbart etter at du har skrevet inn navnet ditt. De fleste innringere venter til slutten av talemeldingen med å oppgi kontaktinformasjonen sin, men hvis mottakeren ikke kan skrive den ned riktig første gang, blir de tvunget til å lytte til hele meldingen på nytt. Husk å snakke sakte og artikulere alt når du oppgir telefonnummeret ditt slik at det er forståelig.
4. Gi en tilkobling. Når de lytter til bedriftens talemeldinger eller meldinger fra ukjente avsendere, vil folk raskt bli mistenksomme eller miste interessen hvis de ikke vet hvem du er og hvorfor du ringer. Forsikre dem ved å nevne en felles venn eller referanse som ga deg nummeret deres. Dette sikrer igjen at samtalen kommer over mer profesjonelt. Talepost vil høres mindre påtrengende ut, og du vil ha større sannsynlighet for å bli oppringt.
Del 2 av 3: Si din mening
1. Tenk på forhånd hva du vil si. Før du legger igjen en talepost, sørg for at du har en klar ide om hva du vil si. Dette burde ikke være noe problem hvis du ringer av en spesiell grunn, men å høre pipet i den andre enden av linjen og innse at du blir besvart kan få deg til å glemme det du sa en stund. Del informasjonen i individuelle punkter og dekk hver av dem før du legger på.
- For svært presserende eller viktige taleposter kan du vurdere å skrive en grov versjon av manuset på forhånd.
- Hvis du opplever at du ofte mister linjen, bare fokuser på å oppgi navnet ditt med noen få ord, et nummer du kan ringe tilbake og årsaken til at du ringer.
- Tenk deg å sende en telefonsvarer for å følge opp gårsdagens romantiske kveld. Å skrive meldingen din mentalt før du tar den opp kan gjøre en stor forskjell for å virke kul, rolig og fattet eller stammende og nervøs.
2. Hold budskapet ditt kortfattet. Begrens talepostmeldingene dine til 20–30 sekunder. Det er ikke mange situasjoner der en telefonsvarer må være lengre. Det er ikke meningen at du skal kjede mottakeren med en veldig lang introduksjon eller historie. Hold det kortfattet. Forresten, en kort melding kan vekke mer nysgjerrighet og overtale noen til å bringe tilbake når de kanskje ikke ellers.
3. Start med den viktigste informasjonen. Vær rett frem og oppgi tydelig årsaken til at du ringer. Hvis du kun avstemninger, for eksempel når du har et forslag om å kjøpe noe eller hvis du følger opp en transaksjon eller ønsker å bekrefte en avtale, må du gjøre dette klart for mottakeren. Lytteren din vil raskt miste interessen hvis du ikke forteller dem hvorfor du kontakter dem i begynnelsen.
4. Vær personlig og oppriktig. Motstå fristelsen til å bruke en konstruert, generisk klingende "telefonstemme". Bare vær snill, vær deg selv og snakk naturlig. Folk vet når de prøver å selge noe på en bestemt måte, og det er mer sannsynlig at de gir deg en sjanse hvis de føler at du tiltaler dem som likeverdige.
Del 3 av 3: Fullfør
1. Still et spesifikt spørsmål eller forespørsel om noe. Når du fullfører meldingen, sørg for å oppgi spesifikt hvorfor du vil at mottakeren skal ringe deg tilbake. Still et presist spørsmål eller be om noe som får dem til å ta telefonen. Hvis de etter å ha lyttet til taleposten føler seg forvirret eller usikre på hva du vil ha, har telefonsvareren bommet målet sitt.
- Prøv setninger som "Si ifra hvis du likte oppskriften jeg sendte deg" eller "Jeg vil gjerne høre dine tanker om dette forslaget.’
- Folk er mer motiverte til å ta kontakt når du har nevnt en spesifikk forespørsel i stedet for bare uttrykket "ring tilbake".
2. Vennligst oppgi navn og kontaktinformasjon. Fullfør meldingen ved å nevne navn og kontaktinformasjon på nytt. Gjenta sangen din to ganger slik at lytteren kan skrive den ned riktig og ikke misforstå et tall. Sørg for å inkludere alle detaljer som kan være nyttige for lytteren å ringe tilbake, for eksempel når du er og når du ikke er tilgjengelig og den beste tiden på dagen å ringe.
3. Unngå en langdrakt avslutning. Når det er på tide å legge på, ikke strekk beskjeden unødvendig. Med mindre det er en telefonsamtale ansikt til ansikt med en du er glad i, er det ingen grunn til å ønske noen en fin dag. Mottakerens oppmerksomhet vil forsvinne etter hvert som meldingen fortsetter, så prøv å ikke miste fokus på slutten. Takk dem for tiden deres og overlat neste kommunikasjonstrinn til dem.
Tips
- Tenk på talemeldingene du mottok der du tenkte `hva vil denne personen av meg?’. Legg igjen en talemelding som du selv ønsker å motta.
- Hvis det er aktuelt for mottakeren kan du også oppgi din e-postadresse eller annen kontaktmetode i tillegg til telefonnummeret ditt.
- Ikke glem å inkludere datoen hvis du deler tidssensitiv informasjon.
- Smil! Selv gjennom telefonen kan dette merkes.
- Hvis du ringer om et sensitivt emne, bør du begrense informasjonen du tar med i talemeldingen i tilfelle den blir overhørt av andre.
- I tilfelle en nødsituasjon eller naturkatastrofe kan du bruke en utgående talepostmelding for å fortelle folk at du har det bra.
Advarsler
- Hvis du prøver å få noen til å ringe deg tilbake, ikke snakk om tidligere mislykkede anropsforsøk. Dette kan virke irritert, noe som gjør at lytteren føler seg mindre komfortabel med å snakke med deg.
- I forretningsforhold bør du alltid legge igjen en telefonsvarer hvis personen du ringer ikke svarer. Å se flere tapte anrop uten talepostmeldinger vil undergrave betydningen av virksomheten din.
Artikler om emnet "Legg igjen den perfekte talepostmeldingen"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
