Gratis trinnvis instruksjoner 
Tenk på tre ting du ønsker skal skje som et resultat av hendelsen. Dette kan være økonomiske mål, sosiale mål og personlige mål. Du har kontroll. 
Sørg for å holde teammedlemmene informert om planene dine. Hvis andre vet hva målet er, kan de hjelpe deg bedre og de vil bli mer motiverte til å jobbe sammen med deg mot målet ditt. Hvis du ikke kan rekruttere frivillige, ansett folk. Stedet der du organiserer arrangementet ditt kan sannsynligvis hjelpe deg med det. 
Se etter måter å holde kostnadene lave på. For eksempel en billigere plassering, eller ta hånd om innredningen selv. Et enkelt møte som er godt organisert gir mer inntrykk enn en storslått fest som viser seg å være en flopp. 
Ta tak i kalenderen og tenk på hvem publikummet ditt er. Er du rettet mot hjemmeværende mødre og pappaer? Da er en hverdagsmorgen et godt valg. Er du målrettet mot studenter? Velg deretter et sted som er lett tilgjengelig med tog eller sykkel. Noen steder må bestilles i god tid. Når du vet hvor du vil holde arrangementet, kontakt det stedet og spør om de er tilgjengelige på datoen du ønsker. Ordne dette så snart som mulig; populære steder er hele måneder i forveien. 
Det er viktig å gå gjennom hele listen med teamet og se hva du fortsatt mangler. Hvilke praktiske problemer kan du støte på, og hvordan kan du løse dem på forhånd? 
Tenk på andre måter å markedsføre arrangementet ditt på. E-post? Flyer? sosiale medier? Tenk på hvordan du kan oppmuntre folk til å komme til arrangementet ditt, og hvordan du kan holde dem der under arrangementet. 
Lag en tidslinje for hver aktivitet. Når starter og slutter aktiviteten, hvem trengs for hvilket øyeblikk, hvilke attributter trenger du og når for hvilken aktivitet. På denne måten vokser din oversikt over aktiviteter gradvis til et komplett manus. 
Gå gjennom planleggingen i detalj med teamet ditt og de frivillige. Er alt rett? Hvor er det fortsatt flaskehalser i planleggingen, og hvordan løser man dem sammen? Sørg for at det ikke er problemer i teamet. Dere trenger ikke alle å være hverandres beste venner, men sørg for at folk kan jobbe godt sammen. 
Det er viktig at de besøkende på arrangementet føler seg velkommen. Ha en mottakskomité på en eller to personer som ønsker alle velkommen ved inngangen og kan svare på spørsmål fra besøkende. 
Hvilke sosiale medier som er gode å bruke avhenger av hvem målgruppen din er. Snapchat og Weibo for unge mennesker, Instagram for eldre unge, Twitter for folk i tretti- og førtiårene, LinkedIn for (for det meste høyere utdannede) arbeidstakere. 
Sørg for å ta vare på alle kvitteringer og fakturaer. Du kommer til å trenge dem alle. Jo tydeligere du holder styr på dette fra starten av, jo lettere er det senere å finne bestemte fakturaer og gjøre regnskapet. 
Tenk over hvem din målgruppe er og velg mediene som matcher. Ovenfor har vi allerede snakket om ulike sosiale medier. Det samme gjelder papirmedier: Finn ut hvilke aviser eller magasiner målgruppen din leser, og annonser i dem. 
Ta deg tid til dette. Ikke slutt å tenke på ting før du har kommet på minst fem ting du ikke hadde tenkt på før. Kulepenner, førstehjelpsskrin, skjøteledninger, flippover, klesstativer osv. 
Bestill mat og drikke i tide, eller få dem tilberedt på stedet (ikke glem kaffen – og melken, sukkeret, søtningsmidler, skjeer og kjeks). Hvis det er mat til de besøkende under arrangementet ditt (snacks eller et måltid), sørg for at du tar hensyn til kostholdskrav (vegetarisk for eksempel, men glutenfritt er også populært i disse dager). Sjekk om det er nok bord, stoler, mikrofoner, beamers, podier osv. Sørg for ekstra utstyr om nødvendig. 
Anta at catereren ikke er tilstede til avtalt tid. Hva gjør du da? Du går til den superhendige listen din på telefonen og ringer dem. Å, de trodde du skulle komme og hente de 100 kiloene med grillkjøtt selv? Å hvorfor ikke. Du gir adressen til Tim, han hopper inn i bilen og ordner det. En krise er forhindret. Og til neste gang vet du at du må ordne en annen catering, eller i det minste gjøre klarere avtaler. 
Snakk med posisjonskontakten din. De kjenner stedet bedre enn noen andre. Er det ting du bør ta hensyn til?? Volum på musikken eller en foreskrevet stengetid for eksempel? 
Selv om ingen har flere spørsmål, sjekker du om alle vet hva de skal gjøre. Se om samarbeidet fortsatt går bra, og fiks det hvis det ikke er det. 
Ring eller send melding til VIP-gjester for å minne dem på at de forventes. Du vil legge merke til at noen av dem allerede hadde glemt det. 
Sjekk om du har nok frivillige. Uansett hvor lojalt teamet ditt er, kan noen alltid bli syke. Ordne erstatning om nødvendig. 
Du kan gjøre dette for alle besøkende, eller bare for hovedgjestene og dine frivillige. 
Hvis du virkelig ønsker å være superorganisert, kan du lage et manus for alle foredragsholdere og frivillige. I den legger du informasjonen som er relevant for foredragsholderne eller de frivillige. For de frivillige kan dette for eksempel være en oversikt når hvilket utstyr som trengs hvor, eller en renholdsprotokoll. 
Hvis teammedlemmene dine har ting hjemme som de må ta med seg, minn dem på det. Det ville være synd om du bare fikk vite under arrangementet at den 12.000 papirkopper til kaffe er fortsatt et sted på et loft. 
Et banner ved inngangen bidrar til å gjøre det klart for besøkende hvor de skal gå. Sørg også for at parkeringsplassen er godt merket. Lag en resepsjon. Sørg for at det er tydelig for foredragsholdere og besøkende hvor de kan rapportere. Ovenfor har vi allerede snakket om en velkomstkomité; sørg for at ett eller flere av teammedlemmene dine er klare til å ta imot besøkende. Slå på musikk. Spesielt hvis det er litt stille i begynnelsen, er musikk med på å forhindre pinlige stillheter. 
Hvis du vil gjøre det enda bedre, ansett en profesjonell fotograf. Du har allerede nok å gjøre, og uansett hvor god iPhone eller Samsung din er, tar en profesjonell fotograf enda bedre bilder. 
Du kan også gi de besøkende en lenke til en nettundersøkelse som de kan gi tilbakemelding med. Hvis deltakerne forteller deg hva de likte med arrangementet og hva de ikke likte, kan du sette opp et enda bedre arrangement neste gang. 
Sjekk at de besøkende ikke har lagt igjen noe. Hvis verdisaker blir liggende igjen, vennligst gi lokale beskjed om at du tar dem med deg slik at du kan returnere varene når eieren melder fra. Dersom noe ble skadet under arrangementet, vennligst gi beskjed til din kontaktperson på stedet. Det finner de ut uansett, og da bør du være åpen om det med en gang. Rydd opp i avfallet best mulig. Sørg uansett for at alt avfall ligger i søppeldunker eller søppelsekker. Lokaliteten kan deretter deponere avfallet. 
Takk til alle teammedlemmer, spesielt sponsorer og frivillige. Det hadde ikke vært mulig uten dem. Fullfør regnskapet. Gjør det så snart som mulig. Jo før du får dette over, jo bedre. Arranger en takkefest for dine frivillige og sponsorer. Du vil at de skal føle seg verdsatt, og du vil at de skal vite hvor viktige de er. Returner leide materialer. Gi beskjed til VIP-gjester hvor mye du setter pris på at de deltar. Publiser de beste bildene på arrangementets nettside. 
Hvis du får tilbakemelding, handle på det. Hvis du ikke får tilbakemelding fra deltakerne, spør teammedlemmene dine hva de syntes om arrangementet og samarbeidet. Bestem hva du kan gjøre selv, hva teammedlemmene dine kan gjøre, og hva du trenger hjelp fra andre til. Om du kan ansette andre avhenger av hvor mye du trenger deres hjelp og hva budsjettet ditt er. Smil. Glad utseende gjør underverker. Du føler deg bedre, og teammedlemmene dine strekker seg ekstra. Gjør folk i teamet ditt ansvarlige for følgende: sponsorer besøkende VIP-gjester og foredragsholdere Logodesign, slagord, nettside Premier, sertifikater, besøksposer, avskjedsgaver Transport, servering, beliggenhet Presse og promotering Hvis andre tilbyr sin hjelp (hender, ting eller penger), svar umiddelbart og takk dem oppriktig. Ting du bør huske på når du velger et sted og forhandler om prisen: Kapasitet Alternativer for mat og drikke Tidspunkter (når arrangementet kan starte, er det et fast sluttid, kan du sette opp ting dagen før) Lys (spesielt viktig hvis arrangementet er om natten) Hvilket utstyr som finnes (mikrofoner, projeksjonsskjermer, forsterkere osv.) Møbler (bord, stoler, duker) Er musikk tillatt tilgjengelighet Tilgjengelighet av ekstra plasser for organisasjonen, garderober mv Totale kostnader Planlegging er nødvendig. Du diskuterer planleggingen og bestemmer den med teamet ditt. hold deg til det. Under arrangementet, ha teammedlemmer som er ansvarlige for: Overordnet koordinering Mottak av foredragsholdere Mat og Drikke Sceneaktiviteter Leder for dagen / presentasjon Utstyr (lyd, lys, datamaskiner, etc.) Fotografering Mottak av besøkende Parkering Sikkerhet Ting du bør huske på når du setter en dato: Er dine viktigste gjester tilgjengelig på den datoen Hva slags dag fungerer bra for din målgruppe Hvis det er et problem, ikke skyld på andre – løs det. Hvis du arrangerer et virkelig stort arrangement, sørg for at du har sikkerhet og førstehjelper til stede.
Organiser et arrangement
Innhold
Å organisere et arrangement er en stor jobb. Det er mye å se på. Du kan unngå mye stress hvis du planlegger godt. Gode forberedelser starter måneder i forveien. Hva må du tenke på for at du skal være freden selv på den store dagen? Nedenfor finner du nyttige tips som du kan ordne med ned til minste detalj.
Trinn
Del 1 av 4: Begynn å planlegge måneder i forveien
1. Bestem formålet med arrangementet. Hvis du vet hva målet er, gir det et godt håndtak for å designe ditt arrangement. Ønsker du å overføre kunnskap om et spesifikt tema? Ønsker du å rekruttere givere til en god sak? Eller bare arrangere en stor fest? Prøv å gjøre målet så konkret som mulig: hva vil du oppnå, og hvorfor.
- Målet er oppdraget ditt. Din vei til suksess. Hvis du vet nøyaktig hva du vil, er det mye lettere å oppnå det.
2. Fyll inn målet ditt. Hva er det egentlig du ønsker å oppnå? Med dette mener vi ikke hvor mange personer du vil komme, eller om arrangementet i det hele tatt finner sted, men hva du ønsker å oppnå med ditt arrangement. For eksempel, hvis du ønsker å rekruttere givere til en god sak, er du fornøyd hvis du har 5 nye givere, eller 50 eller 500? Eller vil du at folk skal bli overbevist om en bestemt idé? Eller at noen måneder senere liker folk fortsatt videoene til festen din på Facebook?
3. Rekruttere frivillige. Organisering av et arrangement gjøres ikke på egen hånd. Du trenger teammedlemmer med ulike ferdigheter. Folk som kan hjelpe deg med å lage scenario og budsjett, som kan lage invitasjoner og plakater, men også folk som er tilstede på selve dagen, for eksempel for å ta imot gjestene og for å rydde opp etterpå. Teamet ditt hjelper deg med å få jobben gjort. Hvis det er mulig, sørg for at du samler folk rundt deg som du kjenner og som du stoler på.
4.Sett opp et budsjett. Budsjettet ditt bør inkludere alle mulige utgifter og inntekter. Du inkluderer også sponsorpenger i dette. Hvis du ikke setter opp et budsjett, ender du opp med en bunke med kvitteringer og en tom bankkonto. Vær realistisk fra første stund. Dette forhindrer ubehagelige overraskelser.
5. Angi dato og sted. Dette er det viktigste når du organiserer ditt arrangement. I tillegg til ditt tema er dato og sted avgjørende for folks valg om de vil komme eller ikke. Du ønsker å velge en dato hvor mange kan gå, og et sted som er lett tilgjengelig og attraktivt for din målgruppe. Husk også at plasseringen må være rimelig for deg.
6. Tenk på logistikk. Logistikken til alt. Hvor mye parkeringsplass trenger du og hvor mye er tilgjengelig? Er stedet tilgjengelig for funksjonshemmede?? Hvor mange brukbare plasser har lokasjonen? Hva slags utstyr trenger du? Hvilke ekstra ting trenger du (vann til høyttalerne, navneskilt, mapper osv.) og hvilke må du betale ekstra for? Hvor mange mennesker trenger du for å få alt til å gå knirkefritt?
7. Tenk på markedsføring. Tenk på en plakat som nevner dato og klokkeslett for arrangementet, stedet, hovedgjesten eller -gjestene, navnet på arrangementet og temaet for arrangementet. Du trenger ikke designe en endelig plakat på dette stadiet, men det er greit å lage et konsept på forhånd for å se hvor kult det blir og bruke det som grunnlag for annet reklamemateriell.
8. Organiser deg selv. Kan du fortsatt se skogen for trærne? Ta et dypt pust og åpne Excel. Lag en innledende planlegging av aktivitetene under arrangementet ditt. Hvilke aktiviteter skal du organisere, og hvordan passer de alle sammen den ene dagen. Lag forskjellige faner for å organisere tankene dine. Jo mer fyldig Excel blir, jo klarere blir det i hodet ditt.
Del 2 av 4: Organiser arrangementet to uker i forveien
1. Sørg for at alt er ordnet. Minst to uker i forveien må dato, sted, hovedgjest, frivillige under arrangementet og navnet på arrangementet bekreftes. Sørg for at alle disse viktige tingene er bekreftet i svart og hvitt.
2. Samle laget ditt. Diskuter det endelige budsjettet og den daglige tidsplanen med teamet ditt. Hvis det er noen spørsmål om budsjett eller planlegging, er det nå på tide å få dem ut. Vet alle hva som forventes av ham eller henne??
3. Deleger arbeid til flere personer og få noen med erfaring til å koordinere det. Er det et veldig stort arrangement, trenger du flere koordinatorer med én person som holder totaloversikten.
4. Sørg for at informasjonen om arrangementet ditt på internett er oppdatert. Du er sannsynligvis på Facebook og Instagram med arrangementet ditt, men det finnes andre nettsteder hvor du kan annonsere arrangementet ditt. For eksempel Meetup og Nearify. Ønsker du å selge billetter på nett, finnes det flere nettsider du kan ordne dette gjennom, for eksempel GO-billetter.
5. Samle sponsorer. Å arrangere et arrangement koster mye penger. Du vil ikke betale for alt selv. Tar du inngangspenger kan du få en del av utgiftene tilbake, men sponsorer kan også bidra økonomisk (eller en stein). For eksempel kan du i bytte mot et økonomisk bidrag nevne navn på sponsorer på plakaten eller nettsiden din, men du kan også gi sponsorer muligheten til å få utdelt eget reklamemateriell under arrangementet.
6. Markedsfør arrangementet ditt. Vi har nevnt plakaten før. I tillegg kan du tenke deg flyers, annonser i lokalavisa, pressemeldinger m.m. Sørg for at folk vet hvilket flott arrangement du arrangerer. Du ønsker å være komplett i den praktiske informasjonen som folk trenger. Gi nok innsikt i innholdet i arrangementet ditt til å gjøre folk nysgjerrige.
7. Samle forsyninger til arrangementet ditt. Avhengig av arrangementet ditt inkluderer disse premier du ønsker å gi, penner og notatblokker, gaver du gir til foredragsholdere og frivillige som takk, og så videre. Ikke glem de åpenbare tingene, som bord og stoler, duker, lydutstyr og skilt.
8. Vær forberedt på hva som helst. Sørg for at bilder og videoer er tatt. Sørg for at det er transport for høyttalerne. Sørg for at det er mat til rengjøringspersonalet. Kryss av for det du allerede har ordnet slik at du vet hva du fortsatt må ordne.
9. Lag en liste over kontaktdetaljer. Samle inn telefonnumrene, adressene og e-postadressene til teammedlemmene dine. Lag også en liste med kontaktinformasjon til foredragsholdere og andre gjester, og til alle leverandører. Hvis noen ikke dukker opp eller kommer for sent, vil denne listen spare deg for mye søk etter riktig telefonnummer.
10. Gå til stedet med teammedlemmene dine. Sørg for at du vet hvor parkeringsplassene, toalettene, garderober, innganger og nødutganger er. Se også hvilke butikker som ligger i nærheten og hvor du kan få ekstra baguette i siste liten om nødvendig. Sørg for at du kjenner plasseringen og de umiddelbare omgivelsene som din egen bukselomme.
Del 3 av 4: Prikk i-en en dag i forveien
1. Hold deg rolig. Du kan gjøre det. Det er utrolig viktig å holde seg rolig og ikke sprette. Du har hatt måneder med forberedelser; alt er avgjort. Det blir greit. Jo roligere du er, jo roligere er teamet ditt og jo jevnere går arrangementet.
- Du kan virkelig gjøre det. Du ordnet alt. Du har kartlagt alle mulige problemer, og hvis noe går galt vet du hva du skal gjøre.
2. Gjør en siste sjekk med teamet ditt. Sørg for at alle teammedlemmene dine vet hvordan de skal komme til stedet, hvilken inngang de skal ta og når de skal være der. Du ønsker ikke å få anrop fra tapte teammedlemmer fem minutter før start.
3. Sjekk alle invitasjoner og svar på dem. Sørg for at gjestelisten din er komplett; behandle de siste påloggingene og utloggingene. Vær oppmerksom på at ikke alle som melder seg faktisk vil delta. Avhengig av type arrangement kan det hende at 30 % av de som har registrert seg, likevel avlyser.
4. Gå til lokasjonen og sjekk om alt er ok. Er plassene rene og tilgjengelige?? Er alt utstyr tilkoblet og fungerer?
5. Forbered besøksposene. Hvis du skal gi alle en pose ved ankomst, sørg for at du har fylt den på forhånd. For eksempel med en flaske vann, en notatblokk, en penn, en flyer og informasjon som de besøkende trenger som timeplan for de forskjellige aktivitetene. Du kan også legge et lite minne i posene. Dette viser at det er et gjennomtenkt og organisert arrangement. Med en slik gave føler besøkende seg verdsatt.
6. Skriv ut manuset. Skriptet på telefonen er nyttig, men et papirskript hjelper deg med å holde en bedre oversikt, spesielt hvis det er mange sider. Skriptet inneholder all nødvendig informasjon. Fra minutt til minutt blir det registrert hvordan arrangementet ditt går.
7. Lag en sjekkliste over ting du bør ta med til lokalet. Sjekklisten inkluderer i det minste telefonen din, listen over kontaktdetaljer og scenariet. Lag en sjekkliste, sjekk listen, sjekk listen på nytt, og ta med deg alt du trenger.
Del 4 av 4: Få arrangementet til å gå knirkefritt på dagen
1. Vær der i tide. Sjekk at alle er tilstede og at alt utstyr fungerer. Er det noen som fortsatt har spørsmål? Hvis du har tid, ta en runde på kaffen og ta en peptalk. Teamet ditt kan gjøre det. du kan gjøre det.
- Sørg for at teammedlemmene dine er gjenkjennelige, for eksempel gjennom et farget merke. Besøkende vet da hvem de skal kontakte hvis de har spørsmål.
2. Gjør antrekket klart. Inne og ute. Vil du ha ballonger på postkassen? Lykter på toalettet? Plakater på dørene og i gangene? Har du flere rom, sørg for god skilting.
3. Sørg for at teamet ditt vet hva som skjer. Hvis en foredragsholder kommer for sent, sørg for at den som er ansvarlig for den aktiviteten arrangerer noe slik at besøkende ikke føler seg tapt. Hvis en pause tar lengre tid enn planlagt, sørg for at teamet ditt vet at programmet må justeres. Det skjer alltid ting som gjør at du må avvike fra timeplanen din. Sørg for at du kommuniserer om dette med teamet ditt slik at alle vet at ting kommer til å bli annerledes og hvordan det vil bli løst.
4. ta bilder. Selvfølgelig vil du også ha noe å minnes denne flotte dagen med. Dessuten liker de fleste å få tatt bilder. Ta også vakre bilder av bannere til sponsorer, inngangs- og oversiktsbilder med grupper av mennesker. Hvem vet, du kan bruke disse bildene som reklamemateriell for ditt neste arrangement.
5. Gi en avskjedsgave til dine besøkende. Når deltakerne går hjem etter et vellykket arrangement, gi dem et minne om du ikke allerede har gjort det ved ankomst. Et flygeblad som annonserer et neste arrangement er også greit å dele ut.
6. ren. Selv om stedet er ansvarlig for rengjøring, sørg for at du lar det være ryddig. Fjern også alle plakater, ballonger og annen dekorasjon. Del arbeidet mellom teammedlemmene dine; Mange hender gjør lett arbeid.
7. Håndtere alle ting som må gjøres etter arrangementet. Avhengig av typen hendelse, kan det ikke være noe i det hele tatt, eller en lang liste med takk som er delt ut og kvitteringer som skal behandles. Her er noen ideer for å komme i gang:
8. Samle tilbakemeldinger fra besøkende, frivillige og foredragsholdere. Hva syntes de gikk bra, hva mindre bra? Hva kan bli enda bedre neste gang? Hva ville du ha gjort annerledes? Hva fungerte bra og hva som ikke fungerte? Vil du arrangere et slikt arrangement igjen? Hva lærte du?
Tips
- De forskjellige aktivitetene som er involvert i å organisere et arrangement er akkurat som de forskjellige funksjonene i en bedrift. Å gjøre regnskapet er økonomiavdelingen, reklame er markedsavdelingen, skrive pressemeldinger og henvende seg til lokale medier er PR-avdelingen, og så videre.
- Dokumenter og utstyr du trenger for å være forberedt:
- Budsjett
- Timeplan (planlegging av hver aktivitet under arrangementet)
- Invitasjoner
- Liste over inviterte
- manus
- Tale
- Høyttalerliste
- Oversikt over kontaktdetaljer
- Sjekkliste over ting å ta med
- Sjekkliste over ting å gjøre
- pressemelding
Advarsler
- Ikke få panikk. Du har alt godt organisert og forberedt. Er noe galt? Hold deg rolig og løs det.
- Under arrangementet kan ting bli rotete og spenninger kan bygges mellom teammedlemmene dine. Hold deg rolig, hold oversikt og sørg for at teammedlemmene dine tar pauser i tide.
Artikler om emnet "Organiser et arrangement"
Оцените, пожалуйста статью
Populær
