Lag pivottabeller i excel (med bilder)

Innhold

Trinn
Tips
Advarsler

Pivottabeller er interaktive tabeller som lar brukere gruppere og oppsummere store mengder data i sammendragstabeller for enkel rapportering og analyse. Tillater sortering, telling og datatotaler og er tilgjengelig i ulike regnearkprogrammer. I Excel kan du enkelt lage pivottabeller ved å dra relevant informasjon inn i de aktuelle boksene. Deretter kan du filtrere og sortere dataene dine for å oppdage mønstre og trender.

Trinn

Del 1 av 3: Lage pivottabellen

1. Åpne regnearket du vil lage pivottabellen for. Ved å bruke en pivottabell kan du visualisere dataene i et regneark. Du kan utføre beregninger uten å skrive inn formler eller kopiere celler. Du trenger et regneark med flere celler fylt ut for å lage en pivottabell.

Du kan også lage en pivottabell i Excel med en ekstern kilde, for eksempel Access. Du kan sette inn pivottabellen i et nytt Excel-regneark.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 2

2. Sørg for at dataene dine oppfyller kriteriene for å lage en pivottabell. Et pivotbord er ikke alltid den beste løsningen. For å dra nytte av pivottabellegenskapene må regnearket ditt oppfylle noen få grunnleggende krav:

Regnearket må inneholde minst én kolonne med like verdier. Poenget er at minst én kolonne må inneholde data som alltid er like. I eksemplet nedenfor, kolonnen "Produkttype" to verdier: "Bord" eller "Stol".

Den må inneholde numerisk informasjon. Dette er det som vil bli sammenlignet og lagt sammen i tabellen. I eksemplet i neste avsnitt, kolonnen "Å selge" numeriske data.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 3

3. Start veiviseren "pivottabell". Klikk på fanen "Sett inn" øverst i Excel-vinduet. trykk på knappen "pivottabell" på venstre side av båndet.

Hvis du bruker Excel 2003 eller eldre, klikk på menyen Datoer og velg din Pivottabell og pivotdiagramrapport....

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 4

4. Velg dataene du vil bruke. Som standard vil Excel velge alle data på det aktive regnearket. Du kan klikke og dra for å velge et bestemt område av regnearket, eller du kan skrive inn celleområdet manuelt.

Hvis du bruker en ekstern kilde for dataene, klikk "Bruke en ekstern datakilde", klikk deretter på Velg tilkobling.... Velg nå plasseringen av tilkoblingen til databasen.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 5

5. Angi en plassering for pivottabellen. Etter at du har valgt området, velger du alternativet i samme vindu "plassering". Excel vil automatisk plassere tabellen på et nytt regneark, slik at du enkelt kan bytte frem og tilbake ved å klikke på fanene nederst i vinduet. Men du kan også legge pivottabellen på samme ark som dataene dine, på den måten kan du velge hvilken celle den skal plasseres i.

Når du er fornøyd med valgene dine, klikker du OK. Pivottabellen din vil nå bli plassert og utseendet til regnearket endres.

Del 2 av 3: Konfigurering av pivottabellen

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 6

1. Legg til et radfelt. Å lage en pivottabell består faktisk av sortering av data og kolonner. Det du legger til bestemmer strukturen i tabellen. Dra en feltliste (til høyre) til Radfelt-delen av pivottabellen for å sette inn informasjon.

Anta at bedriften din selger to produkter: bord og stoler. Du har et regneark med antall (Salg) solgte produkter (Produkttype) solgt i de fem butikkene (Butikk). Du vil se hvor mye av hvert produkt som er solgt i hver butikk.
Dra Lagre-feltet fra feltlisten til Radfelt-delen i pivottabellen. Listen over butikker vises nå, hver butikk har sin egen rad.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 7

2. Legg til et kolonnefelt. Som med rader, kan du bruke kolonner til å sortere og vise data. I eksemplet ovenfor ble Butikk-feltet lagt til i Radfelt-delen. For å se hvor mye av hver type produkt som er solgt, dra feltet Produkttype til Kolonnefelt-delen.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 8

3. Legg til et verdifelt. Nå som organisasjonen er klar kan du legge til dataene vist i tabellen. Velg og dra Selg-feltet til verdifelt-delen av pivottabellen. Du vil se at tabellen viser salgsinformasjon for begge produktene i alle butikker, med en Total-kolonne på høyre side.

For trinnene ovenfor, i stedet for å dra til tabellen, kan du også dra feltene til de tilsvarende cellene under listen over felt på høyre side av vinduet.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 09

4. Legg til flere felt i en seksjon. En pivottabell lar deg legge til flere felt til hver seksjon, noe som gir deg nøyaktig kontroll over hvordan dataene vises. Vi vil holde oss til eksemplet ovenfor et øyeblikk, anta nå at du lager dine forskjellige typer bord og stoler. Regnearket ditt vil indikere om varen er et bord eller en stol (produkttype), samt den nøyaktige modellen av hvert bord eller stol som selges (modell).

Dra modellfeltet til kolonnefeltseksjonen. Kolonnene viser nå hvor mye som er solgt per modell og type. Du kan endre rekkefølgen disse etikettene vises i ved å klikke på pilknappen ved siden av feltet i nedre høyre hjørne av vinduet.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 10

5. Endre måten dataene vises på. Du kan endre måten verdiene vises på ved å klikke på pilen ved siden av en verdi i "Verdier". Plukke ut "Innstillinger for verdifelt" for å endre måten verdiene beregnes på. Du kan for eksempel vise verdien som en prosentandel i stedet for totalen, eller du kan vise gjennomsnittet i stedet for summen.

Du kan legge til det samme feltet flere ganger. Eksemplet ovenfor viser salget til hver butikk. gjennom feltet "Å selge" igjen kan du endre verdiinnstillingene slik at det andre feltet "Å selge" vises som en prosentandel av totalt salg.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 11

6. Lær noen måter du kan manipulere verdiene på. Ved å endre måten verdiene beregnes på har du flere alternativer å velge mellom, avhengig av dine behov.

Sum - Dette er standardinnstillingen for alle verdifelt. Excel vil summere alle verdiene i det valgte feltet.

Count - Teller antall celler som inneholder verdier i det valgte feltet.

Gjennomsnitt - Dette viser gjennomsnittet av alle verdier i det valgte feltet.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 12

7. Legg til et filter. "Rapportfilter" inneholder feltene som lar deg bla gjennom sammendragene av dataene, som vist i pivottabellen, ved å filtrere ut datasett. De fungerer som filtre for rapporten. Hvis du for eksempel velger Butikk-feltet fra tabellen som rapportfilter, kan du velge hver butikk for å se individuelle salgstotaler, eller du kan se flere butikker samtidig.

Del 3 av 3: Bruk av pivottabellen

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 13

1. Sorter og filtrer resultatene dine. En av nøkkelfunksjonene til en pivottabell er muligheten til å sortere resultater og se dynamiske rapporter. Hver etikett kan sorteres og filtreres ved å klikke på pilknappen ved siden av etikettoverskriften. Du kan deretter sortere eller filtrere listen for å se bare spesifikke data.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 14

2. Oppdater regnearket ditt. Pivottabellen din oppdateres automatisk når du gjør endringer i basisregnearket. Dette kan være svært nyttig for å holde øye med regnearkene og se endringene.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 15

3. Endre pivottabellen. Med pivottabeller er det veldig enkelt å endre plassering og rekkefølge på feltene. Prøv å dra forskjellige felt til forskjellige steder for å få en pivottabell som nøyaktig dekker dine behov.

Det er her navnet "pivottabell" kommer fra. I en pivottabell kan du justere retningen dataene vises i ved å dra dataene til forskjellige steder.

Bilde med tittelen Lag pivottabeller i Excel Trinn 16

4. Lag et pivotdiagram. Du kan bruke et pivotdiagram for å vise dynamiske visuelle rapporter. Du kan lage et pivotdiagram direkte fra en pivottabell.

Tips

Du har flere alternativer for å importere data når du klikker på Data > Fra andre kilder. Du kan velge tilkoblinger fra Office-database, Excel-filer, Access-databaser, tekstfiler, nettsider eller en OLAP-kubefil. Du kan da bruke dataene som du er vant til i en Excel-fil.

Bevege seg "bilfilter" av når du oppretter en pivottabell. Etter å ha opprettet pivottabellen kan du aktivere den igjen.