Sortere en liste i Excel: 15 trinn (med bilder)

Innhold

Trinn
Tips
Advarsler

Excel er flott for å vise tabeller med data, men hvordan kan du manipulere og organisere dem for å passe dine behov? Sorteringsverktøyet gir deg muligheten til raskt å sortere kolonner i forskjellige formateringsstiler. I tillegg kan du lage din egen sortering for flere kolonner og typer data. Bruk Sorter og filtrer-funksjonen til å organisere dataene dine logisk slik at de er enklere å forstå.

Trinn

Del 1 av 3: Sorter etter alfabetisk eller numerisk rekkefølge

1. Velg dataene dine. Du kan velge kolonnen du vil sortere ved å klikke og dra, eller klikke på en av cellene i kolonnen for å aktivere den, hvoretter Excel automatisk kan velge dataene.

Alle data i kolonnen må formateres på samme måte (f.eks. tekst, tall, datoer) for å kunne sortere hele kolonnen.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 2

2. Sorteringsknappene. Disse finner du i fanen Hjem eller fanen Data i gruppen "Å sortere & Filter". For å sortere raskt kan du direkte bruke "AZ↓" eller "AZ↑" ved hjelp av knapper.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 3

3. Sorter kolonnen din. Hvis du vil sortere tall, kan du sortere fra minste til største ("AZ↓") eller vice versa ("AZ↑"). For å sortere tekst, sorter i stigende ("AZ↓") eller synkende ("AZ↑") numerisk rekkefølge. For å sortere datoer eller klokkeslett, sorter fra tidlig til senere ("AZ↓") eller vice versa ("AZ↑").

Hvis det er en annen kolonne med data ved siden av kolonnen du vil sortere, vil du bli spurt om du vil inkludere den kolonnen i sorteringen. Sorteringen er basert på dataene i kolonnen du først valgte. Dataene i de tilsvarende kolonnene blir da også sortert, slik at dataene for hver rad forblir korrekte.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 4

4. Sjekk hva som går galt med kolonner som ikke kan sorteres. Hvis du finner ut at sorteringen mislykkes, er den mest sannsynlige feilen dataformat som ikke samsvarer.

For å sortere tall, sørg for at alle cellene i kolonnen er formatert som tall og ikke tekst. Tall importeres noen ganger ved et uhell som tekst fra regnskapsprogrammer.

Når du sorterer tekst, kan det oppstå feil på grunn av mellomrom i begynnelsen eller feil formatering.

Hvis du ønsker å sortere datoer eller klokkeslett, oppstår det ofte problemer på grunn av formateringen av dataene dine. Akkurat som med tall og tekst, for å sikre at Excel sorterer datoer riktig, sørg for at alle cellene i kolonnen er formatert som datoer.

Del 2 av 3: Sorter etter flere kriterier

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 5

1. Velg dataene dine. Anta at du har et regneark med en liste over kundedata (navn og by). For å gjøre livet ditt enklere er det en god idé å først sortere alfabetisk etter bosted og deretter etter kundenavn (alfabetisk etter by). Du trenger en tilpasset sortering for dette.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 6

2. Klikk på Sorter. Disse finner du i gruppen "Å sortere & Filter"fra fanen Data. Sorteringspanelet åpnes nå med flere alternativer for å lage en egendefinert sortering.

Hvis det er overskrifter/etiketter over kolonnene i første rad, som f.eks "Sted" og "Navn", kontroller deretter alternativet "Dataene inneholder overskrifter" øverst til høyre i sorteringsboksen er det merket av.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 7

3. Lag din første sorteringsregel. klikk på "Sorter etter" for å velge kolonnen du vil sortere. I dette eksemplet vil du først velge etter bosted; så velg riktig kolonne i menyen.

Permisjon "Sorter etter" på "Verdier" å stå.

Sett rekkefølgen på "a til Å" eller fra "Z til A", avhengig av hvordan du vil sortere.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 8

4. Opprett en andre sorteringsregel. klikk på "Legg til nivå". Dette vil legge til en sorteringsregel under den første linjen. Velg den andre kolonnen (f.eks. Navn-kolonnen i eksemplet) og velg deretter en sorteringsrekkefølge (velg samme rekkefølge som for den første linjen for lesbarhet).

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 9

5. Klikk OK. Listen din vil bli sortert i henhold til reglene du har etablert. Du skal nå se byene i alfabetisk rekkefølge ved siden av kundenavnene knyttet til en by.

Dette er et enkelt eksempel og inneholder kun 2 kolonner. Du kan imidlertid gjøre sorteringen så kompleks du vil, for flere kolonner.

Del 3 av 3: Sorter etter celle eller skriftfarge

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 10

1. Velg dataene dine. Du kan enten klikke og dra for å velge kolonnen du vil sortere, eller klikke på en av cellene i kolonnen for å aktivere den, og Excel kan automatisk velge dataene.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 11

2. Klikk på Sorter. Disse finner du i gruppen "Å sortere & Filter"fra fanen Data. Sorteringsruten åpnes nå. Hvis det er en annen kolonne med data ved siden av kolonnen du vil sortere, vil du bli spurt om du vil inkludere den kolonnen i sorteringen.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 12

3. Plukke ut "cellefarge" eller "tegning farge" i "Sorter etter" Meny. Du vil få muligheten til å velge en farge du vil sortere først.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 13

4. Velg sorteringsfargen. I "Rekkefølge"-kolonne, kan du bruke rullegardinmenyen til å velge en farge du vil sortere etter først. Du kan kun velge fargene du har brukt for dataene dine.

Det er ingen standardrekkefølge for sortering etter farge. Du må selv angi bestillingen.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 14

5. Legg til en annen farge hvis du vil. Du kan legge til en sorteringsregel for hver farge du har brukt i kolonnen du vil sortere. klikk på "Legg til nivå" for å legge til enda en linje til sorteringen. Velg neste farge du vil sortere etter og rekkefølgen du vil beholde.

Sørg for at hver ordre er den samme for hver linje. For eksempel, hvis du sorterer fra topp til bunn, sørg for at Bestill for hver linje "På toppen av" nevner.

Bilde med tittelen Sorter en liste i Microsoft Excel Trinn 15

6. Klikk OK. Hver sorteringsregel vil bli brukt en etter en, og kolonnen vil bli sortert etter fargen du spesifiserte.

Tips

Prøv å sortere dataene på forskjellige måter; dette kan gi en helt ny innsikt i dataene du har samlet inn.

Hvis regnearket ditt har totaler, gjennomsnitt eller annen oppsummeringsinformasjon nederst i dataene du vil sortere, vær forsiktig så du ikke inkluderer denne informasjonen i sorteringen.