Slik lukker du et klagebrev: 8 trinn (med bilder)

Innhold

Trinn
- Del 1 av 2: Skrive det avsluttende avsnittet
- Del 2 av 2: Bestem hvilken hilsen som er mest passende

EN klagebrev er en god måte å uttrykke din misnøye som kunde i et selskap. Du kan for eksempel skrive et klagebrev for å gjøre oppmerksom på et problem med et produkt eller for å sende inn en klage når selskapet har ytt svært dårlig service. Etter at du har skrevet åpningen og midten av brevet, er det også viktig å gi en god avslutning på brevet. På denne måten sikrer du at brevet ditt kommer profesjonelt frem og at klagen din blir tatt på alvor. I tillegg til et skarpt avsluttende avsnitt, bør en formell hilsen og navnet ditt ikke mangle.

Trinn

Del 1 av 2: Skrive det avsluttende avsnittet

1. Vis at du ser frem til et svar. Begynn det siste avsnittet med å indikere at du ser frem til et svar på klagen din. Dette minner leseren om at du forventer svar på klagebrevet ditt.

Du kan for eksempel skrive noe som: "Jeg ser frem til ditt svar på brevet mitt" eller "Jeg håper på et raskt svar på klagen min."

Bilde med tittelen Annonser en bok på et budsjett Trinn 12

2. Fortell oss at du er en lojal kunde. Hvis du har kjøpt noe fra selskapet før og er en lojal kunde, vennligst nevner dette i det avsluttende avsnittet. Dette understreker viktigheten av en god løsning fordi de ellers kan miste en god kunde.

Du kan for eksempel skrive: "Som en lojal kunde håper jeg på en passende løsning på problemet mitt" eller "Jeg har vært en lojal kunde av firmaet ditt i årevis og håper du tar klagen min på alvor."

Bilde med tittelen Sjekk ACT-score trinn 9

3. Angi innen hvilken tidsramme du forventer svar. Legg litt press på bedriften ved å indikere at du ønsker svar innen en viss tidsramme. Vennligst angi også at hvis du ikke har mottatt svar innen den angitte tiden, vil du ta ytterligere skritt. Du kan for eksempel tenke deg å engasjere et tvisteutvalg.

Du kan for eksempel skrive: "Jeg vil gjerne høre svar på meldingen min innen en uke. Dersom det ikke kommer svar innen denne fristen, vil jeg ta klagen min til tvisteutvalget."

Bilde med tittelen Bli en satire-tegner Trinn 15

4. Nevn eventuelle dokumenter som er vedlagt brevet. Hvis du sender bevis med brevet, for eksempel en faktura eller kvittering for kjøpet, nevner du dette på slutten av brevet. På denne måten kan du være sikker på at leseren ikke ved et uhell overser dokumentene. Å legge til en slik bevisbyrde kan positivt bidra til at du får rett og viser selskapet at klagen din er velbegrunnet.

Du kan for eksempel skrive: "Som bevis på kjøpet har jeg lagt ved en kopi av kjøpskvitteringen til dette brevet."

Bilde med tittelen Draft a Thesis Proposal Trinn 4

5. Skriv ned kontaktinformasjonen din i brevet. Avslutt avsnittet ved å oppgi en adresse, e-post eller telefonnummer hvor selskapet kan kontakte deg for svar. Skriv ut telefonnummeret ditt fullstendig, inkludert retningsnummeret til bostedet ditt. Du kan også oppgi bedriftens telefonnummer hvis du er mer tilgjengelig på dette.

Du kan for eksempel skrive: "Jeg ønsker å motta telefonsvar på klagen min. Du kan nå meg på telefonnummer (020) 123 45 67."

Del 2 av 2: Bestem hvilken hilsen som er mest passende

Bilde med tittelen Gjør automatisk skriving trinn 9

1. Bruk "Vennlig hilsen" for en ryddig og formell avslutning av brevet ditt. Selv om den er mindre formell enn "Med vennlig hilsen", er denne avslutningen den vanligste. Hvis du skriver et forretningsbrev til noen du ikke kjenner personlig, for eksempel et selskap, er du alltid på rett spor med denne avslutningen.

Bilde med tittelen Bli involvert i MADD Trinn 6

2. Bruk "Hilsen" eller "Vennlig hilsen" for en litt mindre formell avslutning av brevet ditt. Disse alternativene er fortsatt pene, men litt mindre formelle.