Hvordan lage en fremdriftsrapport (med bilder)

Innhold

Trinn
Tips
Advarsler

Fremdriftsrapporter er en viktig del av prosjektledelsen, enten det er en avhandling eller et prosjekt på jobb. Du bør bruke disse for å holde dine veiledere, kolleger eller kunder informert om prosjektet du jobber med. Du vil fokusere på hva du har oppnådd og hva som fortsatt må gjøres.

Trinn

Del 1 av 3: Starte prosessen

1. Bestem hva formålet med forslaget er. Det er flere grunner til at noen kan be deg om å skrive en fremdriftsrapport. Åpenbart for å vise hva slags fremgang du har gjort med et spesifikt prosjekt. Det er imidlertid noen forskjellige typer forslag du bør vurdere.

En fremdriftsrapport for et forskningsprogram eller et prosjekt er litt annerledes enn en for et prosjekt på jobb. I det første tilfellet må du sitere informasjon oftere og i mindre grad vurdere ting som kostnader (men ikke alltid).
En virksomhetsrapport for en klient vil lese litt annerledes enn for en veileder på jobb. Du bør vurdere hvorfor du skriver denne rapporten for dem.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 2

2. Vær oppmerksom på publikummet ditt. Når du vet formålet med fremdriftsrapporten din, må du vurdere hva publikummet ditt skal kunne få ut av rapporten. Selv om alle fremdriftsrapporter har ting til felles, bør du vurdere følgende detaljer:

Hva er involveringen av leserne dine i prosjektet? Hvordan vil resultatet av prosjektet påvirke dem? (Koblingen og effekten på leseren vil være annerledes for din veileder enn for kunden, for eksempel).

Vurder hvilken avgjørelse leserne dine må ta etter å ha lest fremdriftsrapporten (hvilken støtte, penger, tid de investerer, for eksempel).

Vurder informasjonen leseren trenger for å overvåke og delta effektivt i prosjektet. Hvilke tekniske sider ved prosjektet bør leseren vite. Er leseren kjent med fagsjargongen?

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 3

3. Bestem deg for den beste måten å kommunisere med målgruppen din på. En fremdriftsrapport er ikke bare et skriftlig dokument som du gir videre til din veileder eller lærer. Flere skjemaer kan kreves avhengig av hva som trengs.

En fremdriftsrapport kan være en kort muntlig rapport på ukentlige eller månedlige personalmøter.

De kan være periodiske e-poster til kolleger.

Det kan være formelle eller uformelle notater til regulatorer.

De kan også være formelle rapporter for kunder eller offentlige avdelinger.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 4

4. Spør med din veileder. Med mindre du har skrevet denne spesielle fremdriftsrapporten før (i så fall, hvorfor er du her??), vil du ha så mye veiledning som mulig fra lederen din. Er det kanskje et spesifikt format som brukes i din bedrift, i så fall må du sørge for å følge reglene.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 5

5. Vurder tonen din. Ikke alle fremdriftsrapporter trenger å være formelle. Faktisk er interne rapporter til kolleger eller veiledere ofte mer uformelle i tonen. Derfor er det så viktig å diskutere med din leder hva intensjonen er.

Når det gjelder informasjon til en kunde eller et statlig organ, eller oppgavekomité, er det bedre å holde det formell.

Uavhengig av formaliteten eller uformaliteten i tonen din, vil du at rapporten skal være klar, fokusert og ærlig.

Del 2 av 3: Skrive rapporten din

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 6

1. Bestem hvordan du vil presentere materialet. Når du begynner å skrive rapporten eller rapporten, har du allerede funnet ut hva tonen skal være og hva den handler om. Nå må du finne de beste måtene å presentere denne informasjonen på.

Du kan velge å lage en punktliste. Det er en veldig oversiktlig måte å presentere materialet på og lett for en rask oversikt, uten at det går på bekostning av informasjonstilbudet. Det kan imidlertid være en litt mindre formell måte å skrive en fremdriftsrapport på, så det kan være bedre å lagre den for notater til ledere og e-post til kolleger.
Du kan også vurdere å legge til grafer og/eller tabeller. Dette kan være spesielt nyttig hvis du lager en fremdriftsrapport for et prosjekt du prøver å få midler til, eller ønsker å demonstrere hvorfor du fortjener finansieringen du har fått.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 7

2. Vurder inndelingen i avsnitt. Hvis du ønsker å skrive en vellykket fremdriftsrapport, bør den være så tydelig som mulig. Å dele rapporten inn i avsnitt er en fin måte å gruppere alt relevant materiale sammen.

Sammenbrudd kan også bidra til klarhet, da det lar lesere eller publikum vite hva de kan forvente i hvert avsnitt. Hvis det er materiale de er spesielt interessert i, kan de hoppe rett til det.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 8

3. Skriv tittelen. Den vises vanligvis øverst i teksten hvis du bruker et sideoppsett. Dette avhenger igjen av hva bedriften eller universitetet ditt foretrekker, så sørg for at du sjekker først.

Overskriften skal inneholde datoen rapporten ble sendt inn, mottakerens navn og stilling, forfatterens navn og stilling, og emnet for rapporten.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 9

4. Skriv innledningen. Den innledende delen kommer under tittelen. Det skiller seg ofte ut fra resten av materialet fordi det er angitt i kursiv. Den gir en kort oversikt over prosjektet, og inneholder en oversikt over status. Du angir hvilken fremgang som er gjort, og om visse mål er nådd.

Inkluder: formålet med rapporten, en introduksjon eller en oppdatering om prosjektets fremdrift.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 10

5. Skriv kjernen i forslaget. Kjernen i forslaget, enten brutt ned i avsnitt og utover, er egentlig bare en mer detaljert versjon av introduksjonen. Tenk på informasjonen du ga i introduksjonen og sørg for å utdype den.

Angi oppgaver som er utført siden forrige rapport, og hvilke oppgaver som fortsatt er under behandling.

Diskuter problemene du har støtt på, problemer som må løses, og mulige løsninger på disse problemene og problemene.

Angi endringer som ble gjort og hvorfor de måtte gjøres.

Du kan også rapportere ting som personalendringer, problemer med å skaffe materialer, eventuelle kostnadsoverskridelser, forsinkelser eller problemer med sikkerhet eller teknologi.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 11

6. Angi hva neste oppgave er for prosjektet ditt. Selv om dette faktisk fortsatt er en del av hoveddelen av rapporten, må du sørge for at publikummet ditt forstår hvor du vil gå med prosjektet. Husk å nevne eventuelle problemer som kan påvirke tidsfristen, budsjettet eller styringsstrukturen.

Angi definitivt om fristen for prosjektet er endret eller ikke.

Ikke få ting til å se roser ut enn de er, men ikke unødvendig alarmer leserne eller lov noe du ikke kan levere.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 12

7. Angi totalt antall timer jobbet på prosjektet. Du må vise hvor mye arbeid du og teamet ditt (hvis du har) har lagt ned i prosjektet. Dette vil vise leseren (enten det er en leder, kunde eller et offentlig byrå som kan gi deg penger) at du har jobbet hardt.

Del 3 av 3: Unngå vanlige vanskeligheter

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 13

1. Ikke gå utenfor emnet. Så lenge du holder deg til det grunnleggende som beskrevet ovenfor, går det bra. Prøv å unngå å drive inn i andre emner som bare er indirekte relatert til prosjektet, uansett hvor interessant det er.

For eksempel, hvis prosjektet ditt handler om å gjenopplive en lokal, ideell kunstorganisasjon, kan det være fristende å gå seg vill i en diskurs om den beklagelige statsfinansen, men det vil ikke hjelpe med å avklare hvordan det fungerer. prosjektet utløper.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 14

2. Hold det enkelt. Poenget med en fremdriftsrapport er at du kan gjøre klart hvilken fremgang som er gjort uten å overbelaste leseren med ord og ideer. Du trenger bare å fokusere på statusen til et bestemt prosjekt, hva som må jobbes med og hvilke endringer som må gjøres.

Avhengig av målgruppen din, kan du være begrenset til et spesifikt antall sider. En god tommelfingerregel er å holde den så kort som mulig, samtidig som du sørger for at du gir riktig informasjon.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 15

3. Prøv å ikke være vag. Du må sørge for at du oppgir spesifikke detaljer om fremdriften til prosjektet ditt. For eksempel: ikke si noe som «Vi gjør gode fremskritt med å få kunstfinansieringen vår på plass», men si heller «Med de to stipendene på €5.000 fra disse forskjellige stiftelsene, vi koster bare €2.000 unna målet vårt på €12.000.`

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 16

4. Bruk kortfattet språk. Igjen, du vil at rapporten skal være klar og konsis. Det er ikke meningen å overvelde leserne med språk som ikke vil tilføre rapporten noe. For eksempel er setninger som "fullstendig katastrofe" eller "stor suksess" for emosjonelle og vage til å være nyttige for kunder eller ledere.

Bilde med tittelen Skriv en fremdriftsrapport Trinn 17

5. Oppgi kildene dine. All informasjon du bruker som kommer fra eksterne kilder, inkludert grafer og data, må oppgis på riktig måte. Du kan legge til en ekstra ressursside i fremdriftsrapporten.

Tips

Prøv å følge stilen til lederen. De kan ha en preferanse for en bestemt type rapporter. Noen ledere vil ha flere lister, eller punktlister -- andre vil at informasjonen skal være så kortfattet som mulig. Andre vil bare at du skal være så grundig som mulig, uansett hvor mange sider det tar.
Vær spesifikk når du lager fremdriftsrapporten, men ikke for langdrakt.

Advarsler

For alltid å være godt forberedt på å lage en fremdriftsrapport, er det lurt å føre journal gjennom hele prosjektet slik at det er enkelt å samle inn all informasjon.